Praxiswissen

Arbeitszeitkonto führen: Modelle, Grenzen, Praxis

Plusstunden im Weihnachtsgeschäft, ruhige Wochen im Februar: Ein Arbeitszeitkonto macht schwankende Auslastung planbar. Wie das Konto funktioniert, welche Grenzen das Gesetz zieht und wie die Führung im Alltag gelingt.

Von der Redaktion · 18. Juli 2026

Was ein Arbeitszeitkonto leistet

Das Arbeitszeitkonto – oft auch Stundenkonto genannt – ist der Ort, an dem aus einzelnen Stempelbuchungen ein Gesamtbild wird. Es vergleicht die vertraglich geschuldete Sollzeit mit der tatsächlich erfassten Ist-Zeit und weist die Differenz als laufenden Saldo aus. Damit beantwortet es die Fragen, die im Betriebsalltag wirklich zählen: Wer hat wie viel vor- oder nachgearbeitet, wo läuft still ein Stundenberg auf, und wie viel Spielraum bleibt für ruhigere Wochen? Typischer Anwendungsfall ist die Gleitzeit: Beschäftigte wählen Beginn und Ende innerhalb eines Rahmens frei, eine Kernarbeitszeit sichert die Anwesenheit im Team, und das Konto gleicht die Schwankungen aus. Genauso wertvoll ist das Konto in Saisonbetrieben, die Auslastungsspitzen mit Plusstunden abfedern, statt kurzfristig teure Mehrarbeit einzukaufen. Die Begriffe rund um das Konto erklärt das Glossar.

Die Bausteine des Kontos

Die rechtlichen Leitplanken

Das Arbeitszeitgesetz kennt kein eigenes „Kontorecht", setzt aber den Rahmen, in dem sich jedes Konto bewegen muss. Die werktägliche Arbeitszeit beträgt acht Stunden; sie darf auf bis zu zehn Stunden steigen, wenn der Durchschnitt im Ausgleichszeitraum wieder auf acht Stunden sinkt. Die über acht Stunden hinausgehende Zeit ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren – ohne Zeiterfassung lässt sich ein Konto also gar nicht rechtssicher führen. Bewegung könnte in diese Regeln durch den Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 kommen: Er will den Ausgleichszeitraum von sechs auf vier Monate verkürzen und per Tarifvertrag eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von durchschnittlich 48 Stunden (gerechnet über zwölf Monate) erlauben. Beides ist Entwurfsstand und kein geltendes Recht – wer Konten führt, sollte die Reform aber beobachten, weil kürzere Ausgleichsfristen straffere Saldensteuerung verlangen würden.

Konto führen in der Praxis: Tabelle oder Automatik

Technisch braucht es zunächst wenig: Eine Tabellenkalkulation mit Soll-Spalte und Differenzformel ergibt ein einfaches Konto – die Excel-Vorlage zeigt den Aufbau. Die Grenzen zeigen sich mit dem Wachstum: Jede vergessene Buchung verfälscht den Saldo, niemand warnt vor Fristabläufen, und Beschäftigte sehen ihren Stand nur auf Nachfrage. Apps führen das Konto dagegen als Nebenprodukt der Stempelbuchungen: Der Saldo aktualisiert sich in Echtzeit, Schwellenwerte lösen Hinweise aus, und der Monatsabschluss wandert per Export in die Lohnabrechnung. Wie Anwesenheits- und Projektstunden dabei auseinanderzuhalten sind, erklärt der Beitrag Projektzeiterfassung vs. Arbeitszeiterfassung.

Beispiel Aplano: Stundenkonten aus der Stempelung

Wie automatische Kontoführung aussieht, zeigt Aplano: Das System vergleicht fortlaufend Ist- und Sollstunden, weist den Saldo je Mitarbeiter aus und berücksichtigt hinterlegte Stundenlöhne und Zuschläge. Beschäftigte sehen ihren aktuellen Stand in der eigenen App, Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat (netto, Stand Juli 2026). Einordnung im Testsieger-Bericht.

Vier Regeln, damit das Konto nicht entgleist

1. Sollzeiten vollständig pflegen: Teilzeit, Feiertage und Vertragsänderungen gehören sofort ins System – sonst rechnet der Saldo an der Realität vorbei.
2. Saldo sichtbar machen: Wer seinen Stand jederzeit einsehen kann, reklamiert Abweichungen früh statt am Jahresende.
3. Schwellen definieren: Ab einem vereinbarten Plus- oder Minusstand folgt ein Gespräch über Ausgleich – bevor Fristen drängen.
4. Korrekturen protokollieren: Nachbuchungen sind normal, stilles Überschreiben nicht. Ein Änderungsprotokoll erhält den Beweiswert des Kontos.

Den Weg von der Papierliste zur automatischen Kontoführung beschreibt der Beitrag Stundenzettel digitalisieren.