Testsieger 2026
Testsieger 2026: Aplano im Zeiterfassungs-Test
Der Testsieger unseres Vergleichs verspricht Zeiterfassung und Dienstplanung zum Kampfpreis. Wir haben uns Funktionen, Preise und Nutzerurteile im Detail angesehen.
Testurteil
Note 1,2 – sehr gut. Aplano überzeugt durch die seltene Kombination aus Zeiterfassung und Dienstplanung, vollständige Erfassungswege und automatische Compliance-Prüfung – bei einem konkurrenzlos niedrigen Einstiegspreis. Abzüge gibt es lediglich für den noch ausbaufähigen Self-Service.
Wer eine Zeiterfassungs-App sucht, landet in Deutschland früher oder später bei Aplano. Das Hamburger Produkt gehört zu den meistbewerteten seiner Klasse und positioniert sich als günstige Alternative zu schwergewichtigen Workforce-Suiten. Im Test zeigt sich, dass der niedrige Preis nicht auf Kosten des Funktionsumfangs geht.
Was ist Aplano?
Aplano ist eine Cloud-Software für Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Mitarbeiterkommunikation. Sie richtet sich an Teams jeder Größe und wird branchenübergreifend eingesetzt – vom Café über die Arztpraxis bis zur Filialkette. Nach Angaben des Anbieters nutzen über 2.000 Unternehmen die Software, darunter Referenzkunden wie EDEKA, TUI und das DRK.
Erfassungswege im Detail
Bei den Erfassungswegen lässt Aplano kaum Lücken:
- Weberfassung direkt im Browser am Arbeitsplatz.
- Mobile App für iOS und Android mit über 50.000 Installationen – Stempeln inklusive Pausen und Notizen.
- Stempeluhr-Station auf einem Tablet: Identifikation per RFID-Chip, Fingerabdruck oder PIN.
- Geofencing prüft optional beim Stempeln den Standort – nur diesen Moment, kein Dauer-Tracking.
„Bei diesem Tool treffen durchdachte Funktionen auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis."
trusted.de, Testbericht (Note 1,2)Überstunden, Konten und Compliance
Aus den erfassten Zeiten berechnet Aplano Überstunden und Arbeitszeitkonten automatisch; Zuschläge etwa für Nacht- oder Sonntagsarbeit lassen sich hinterlegen. Für die Rechtskonformität zentral: Das System warnt, wenn die elfstündige Ruhezeit zwischen zwei Schichten unterschritten würde oder Pausen fehlen. Damit unterstützt Aplano die Anforderungen aus dem BAG-Beschluss zur Zeiterfassung.
Preise
| Tarif | Preis | Kern-Inhalte |
|---|---|---|
| Core | 0,50 € | Basis-Schichtplanung, Drag & Drop, Apps, Überstundenberechnung |
| Basic | 2,00 € | + Abwesenheiten, Schichttausch, Vorlagen, Pausenregeln, Benachrichtigungen |
| Pro | 4,50 € | + Zeiterfassung, Auswertungen & Exporte, Auto-Planung, API/SSO, Chat |
| Enterprise | auf Anfrage | + Datenmigration, Account Manager, individuelle Integration |
14 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte. Monatlich kündbar. Zahlung per SEPA, Kreditkarte oder Rechnung.
Bewertungen
Aplano zählt zu den bestbewerteten Lösungen im Segment: Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung), OMR Reviews 4,7/5 (206 Bewertungen, ausgezeichnet als „Leader" der Kategorie Dienstplanung im dritten Quartal 2026), trusted.de Note 1,2. Nutzer loben vor allem die einfache Bedienung und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Ein O-Ton von Capterra: „Einfache Handhabung. Schichtplanung sehr effizient gestaltet." (Adrian, Erholungseinrichtungen).
Im OMR-Feld hält Aplano mit 4,7 von 5 Punkten das Niveau des meistbewerteten Konkurrenten Clockodo. Auf Capterra liegt es mit 4,8 von 5 (113 Bewertungen) sogar vor Toggl Track, das dort bei 4,7 aus 2.587 Stimmen steht – eine kleinere, aber aussagekräftige Basis.
Aplano in Zahlen
Stand Juli 2026. Die Nutzerzahl „über 2.000 Unternehmen" stammt vom Anbieter selbst.
Stärken und Schwächen
| Stärken | Schwächen |
|---|---|
| Günstigster Einstieg (ab 0,50 €/MA), monatlich kündbar | Zeiterfassung erst ab Pro-Tarif |
| Alle Erfassungswege inklusive Tablet-Terminal & Geofencing | Kein dediziertes Hardware-Terminal – die Stempeluhr läuft auf dem eigenen Tablet |
| Automatische Überstunden & Compliance-Warnungen | Self-Service laut trusted.de ausbaufähig |
| Zeiterfassung und Dienstplan in einem System | Mobile App schwächer bewertet als Web |
Für wen eignet sich Aplano?
Aplano ist die richtige Wahl für Betriebe mit Team- oder Schichtarbeit, die Zeiterfassung und Planung günstig verbinden wollen – von der Gastronomie über den Einzelhandel bis zur Pflege. Weniger passt es für reine Projektabrechnung – dafür ist Clockodo spezialisierter.
Aplano im Branchen-Einsatz: drei Szenarien
Restaurant mit Küche, Service und Aushilfen
Ein Tablet am Tresen dient als Stempelstelle, Identifikation läuft per RFID-Chip oder PIN. Aushilfen und Minijobber stempeln damit dieselbe Sekunde, in der die Schicht beginnt – wichtig für die Sieben-Tage-Frist der Mindestlohn-Dokumentation im Gastgewerbe. Zuschläge für Sonn- und Nachtdienste rechnet der Pro-Tarif über hinterlegte Stundenlöhne mit.
Modehandel mit zwei Filialen
Der Pro-Tarif erlaubt unbegrenzte Standorte ohne Aufpreis. Die Inhaberin sieht beide Läden in einer Ansicht, vergleicht geplante und gestempelte Stunden je Filiale und erkennt auflaufende Mehrarbeit vor dem Monatsende. Beschäftigte prüfen ihr Stundenkonto in der App, statt im Büro nachzufragen.
Agentur mit Kundenprojekten
Für die gesetzliche Anwesenheitserfassung genügt Aplano auch hier. Wer aber Stunden je Kunde fakturieren will, braucht ein Projektzeit-Werkzeug – in dieser Disziplin bleibt Clockodo die passendere Wahl. Diese Grenze benennt der Test bewusst.
Deckt Aplano die Anforderungen der geplanten Reform ab?
Ja. Aplano erfasst Beginn, Ende und Dauer elektronisch und taggleich, bewahrt die Daten samt Auswertungen auf und exportiert sie bei Bedarf. Konfliktwarnungen zu Pausen- und Ruhezeiten entsprechen den geplanten Kontrollmechanismen für Vertrauensarbeitszeit. Die Kernpunkte des Referentenentwurfs vom 18. Juni 2026 lassen sich damit schon heute abbilden.
| Geplante Anforderung | Umsetzung in Aplano |
|---|---|
| Elektronische, taggleiche Erfassung | Stempeln in Echtzeit per App, Browser oder Tablet-Terminal |
| Aufbewahrung mindestens zwei Jahre | Zeiten bleiben im System gespeichert, Auswertungen und Exporte inklusive |
| Einsichtsrecht der Beschäftigten | Eigenes Stundenkonto in der Mitarbeiter-App einsehbar |
| Kontrollmechanismen bei Vertrauensarbeitszeit | Automatische Hinweise bei Pausen- und Ruhezeitkonflikten |
| Delegation der Erfassung an das Team | Selbst-Stempeln mit Änderungsprotokoll für Korrekturen |
Der Entwurf ist noch nicht verabschiedet; alle Anforderungen sind Planungsstand Juli 2026.
So gelingt der Start mit Aplano
- Testkonto anlegen – 14 Tage Pro-Umfang, ohne Kreditkarte.
- Team einladen und Stammdaten wie Wochenstunden und Stundenlöhne hinterlegen.
- Erfassungswege festlegen: App freigeben, bei Bedarf ein Tablet als Stempelstation einrichten.
- Pausenregeln, Zuschläge und Überstundenkonten konfigurieren.
- Einen Abrechnungsmonat parallel zur bisherigen Methode laufen lassen, dann vollständig umstellen.
Fazit: Bestes Gesamtpaket im Test. Wer Zeiterfassung mit Schichtbetrieb kombiniert, sollte mit Aplano starten.
Aplano 14 Tage kostenlos testenHäufige Fragen
Was kostet Aplano?
Aplano rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € (inklusive Zeiterfassung). Enterprise ist ab rund 250 Beschäftigten auf Anfrage erhältlich. 14 Tage lassen sich die Pro-Funktionen ohne Kreditkarte testen (Stand Juli 2026).
Ab welchem Tarif erfasst Aplano die Arbeitszeit?
Die Zeiterfassung ist ab dem Pro-Tarif für 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat enthalten. Sie umfasst Weberfassung, App-Stempeln, die Tablet-Stempeluhr sowie Auswertungen und Exporte.
Wie ist Aplano bewertet?
Auf Capterra erreicht Aplano 4,8 von 5 Punkten bei 113 Bewertungen (80 % Weiterempfehlung), auf OMR Reviews 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen. Das Testportal trusted.de vergab die Note 1,2 (sehr gut).
Erfüllt Aplano die gesetzliche Zeiterfassungspflicht?
Ja. Aplano erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, führt Arbeitszeitkonten und warnt bei Konflikten mit Pausen- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz. Damit lässt sich die Pflicht aus der BAG-Rechtsprechung abbilden.
Gibt es Aplano kostenlos?
Einen dauerhaften Gratis-Tarif bietet Aplano nicht. Der Einstieg kostet 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif für 4,50 € enthalten. Der volle Pro-Umfang lässt sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte ausprobieren.
Für welche Branchen eignet sich Aplano besonders?
Aplano wird branchenübergreifend eingesetzt, spielt seine Stärken aber in Schicht- und Filialbetrieben aus – etwa Gastronomie, Einzelhandel, Pflege- und Sicherheitsdienste. Als Referenzkunden nennt der Anbieter EDEKA, TUI und das DRK. Reine Projektabrechnung deckt die Software nicht ab.
Wie viele Unternehmen nutzen Aplano?
Nach eigenen Angaben setzen über 2.000 Unternehmen auf Aplano; unabhängig geprüfte Nutzerzahlen liegen nicht vor. Die Android-App kommt im Google Play Store auf mehr als 50.000 Installationen (Stand Juli 2026).
Welche Schwächen zeigt der Aplano-Test?
Drei Punkte fallen auf: Die Zeiterfassung gibt es erst im Pro-Tarif für 4,50 €, der Self-Service gilt laut trusted.de als ausbaufähig, und die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet statt auf dedizierter Hardware. Die mobile App wird zudem schwächer bewertet als die Web-Plattform.
Wie funktioniert das Geofencing in Aplano?
Beim Stempeln per App prüft Aplano optional, ob sich die Person innerhalb eines festgelegten Radius um den Arbeitsort befindet. Die Prüfung erfolgt nur im Moment der Buchung; eine dauerhafte Ortung findet nicht statt. So lässt sich mobiles Stempeln auf Baustellen oder in Filialen absichern, ohne Bewegungsprofile zu erzeugen.
Kann Aplano Überstunden automatisch berechnen?
Ja. Aus den gestempelten Zeiten führt Aplano fortlaufend Arbeitszeitkonten: Das System vergleicht Ist- mit Sollstunden, weist den Saldo je Mitarbeiter aus und berücksichtigt hinterlegte Zuschläge. Beschäftigte sehen ihren aktuellen Stand jederzeit in der eigenen App.
Quellen
- Aplano – Preise: aplano.de/preise
- Capterra – Aplano: capterra.com.de · OMR: omr.com · trusted.de: trusted.de
- Google Play – Aplano (50.000+ Downloads, Stand Juli 2026): play.google.com
- Referentenentwurf ArbZG (BMAS, 18.06.2026), Einordnung: gleisslutz.com