Zeiterfassung Apps Zum Vergleich

Vorlage

Zeiterfassung: Excel-Vorlage 2026 kostenlos herunterladen

Eine saubere Vorlage ist der schnellste Start in die Zeiterfassung. Hier gibt es sie kostenlos – samt Anleitung und einer ehrlichen Einordnung der Grenzen.

Von der Redaktion · Aktualisiert am 18. Juli 2026

Diese kostenlose Excel-/CSV-Vorlage erfasst Datum, Mitarbeiter, Beginn, Ende, Pause und die Netto-Arbeitszeit. Sie erfüllt für Kleinstbetriebe die heutige Erfassungspflicht. Für Teams, mobiles Stempeln und automatische Compliance-Prüfung ist eine App überlegen.

Kostenlose Vorlage: Zeiterfassung 2026 als CSV, direkt in Excel, Numbers oder Google Sheets importierbar.

Excel-/CSV-Vorlage herunterladen

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Pro Zeile ein Arbeitstag: Datum, Mitarbeiter, Beginn, Ende und Pausenlänge eintragen.
  2. Netto-Arbeitszeit = Ende − Beginn − Pause. In Excel: =(Ende-Beginn)*24-Pause/60.
  3. Am Monatsende summieren und mit der Sollzeit abgleichen.
  4. Datei schreibgeschützt und mit Datum im Namen mindestens zwei Jahre archivieren.

Fünf Grenzen der Excel-Lösung

  1. Einträge lassen sich unbemerkt ändern – kein revisionssicherer Nachweis.
  2. Kein mobiles Stempeln in Echtzeit.
  3. Keine automatische Prüfung von Pausen- und Ruhezeiten.
  4. Fehleranfällige Formeln und Kopiervorgänge.
  5. Monats- und Jahresberichte müssen manuell erstellt werden.

Zählt Excel künftig als elektronische Erfassung?

Ja, nach dem Planungsstand schon: Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 nennt Tabellenkalkulationsprogramme ausdrücklich als zulässige elektronische Form. Die Tabelle muss die Zeiten aber taggleich, vollständig und nachvollziehbar festhalten und zwei Jahre verfügbar bleiben. Nachträglich geschätzte Wochenwerte erfüllen die Anforderungen nicht.

Damit bleibt die Vorlage auch unter dem geplanten Recht eine legale Basislösung – vorausgesetzt, die Disziplin stimmt. Genau daran scheitert Excel in der Praxis am häufigsten: Einträge entstehen rückwirkend am Monatsende und verlieren damit ihren Beweiswert. Wer die Tabelle nutzt, sollte feste Tagesroutinen einführen und die Datei wöchentlich sichern. Den rechtlichen Rahmen im Detail erklärt der Ratgeber Digitale Zeiterfassung.

Vorlage erweitern: Soll-Ist, Zuschläge und Monatsblick

  1. Sollstunden hinterlegen: In einer eigenen Spalte die vertragliche Tagessollzeit eintragen und je Zeile die Differenz bilden – so entsteht ein einfaches Stundenkonto.
  2. Monatssumme bilden: Mit =SUMME() über die Netto-Spalte und einem Vergleich zur Monatssollzeit sehen Sie Mehr- oder Minderstunden sofort.
  3. Zuschlagszeiten markieren: Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden in separaten Spalten führen, damit die Lohnabrechnung sie übernehmen kann.
  4. Plausibilität prüfen: Eine bedingte Formatierung färbt Zeilen ohne Pauseneintrag ab sechs Stunden Arbeitszeit ein.
  5. Monatsabschluss fixieren: Nach der Prüfung das Blatt als PDF exportieren – das erschwert spätere stille Änderungen.

Excel oder App: die Entscheidungshilfe

Tabelle und App im direkten Vergleich
KriteriumExcel-VorlageZeiterfassungs-App
Kosten0 €ab 0,50 €/MA und Monat
Erfassung unterwegsnicht praktikabelApp und Terminal in Echtzeit
Pausen- und Ruhezeitprüfungmanuellautomatische Warnungen
ÄnderungsnachweisfehltÄnderungsprotokoll
Auswertungenselbst gebautper Klick, exportierbar
Geeignet für1–10 Personen mit fester RoutineTeams, Schichten, mehrere Orte

Als Faustregel gilt: Die Tabelle passt, solange eine Person sie pflegt und niemand unterwegs stempelt. Ab dem ersten Schichtplan oder der zweiten Betriebsstätte spart die App mehr Zeit, als sie kostet – die Rechenbeispiele dazu stehen auf der Seite für Kleinbetriebe.

Wechsel-Tipp

Wer über die Tabelle hinauswächst, findet mit Aplano (ab 0,50 €/MA) oder den Alternativen eine App, die dieselben Daten automatisch erfasst und auswertet.

Häufige Fragen

Ist eine Excel-Vorlage zur Zeiterfassung erlaubt?

Ja. Die Form der Erfassung ist derzeit frei; Excel ist zulässig. Der Referentenentwurf 2026 zählt Tabellenkalkulationen sogar ausdrücklich zu den zulässigen elektronischen Formen.

Wie berechne ich die Arbeitszeit in Excel?

Mit der Formel (Ende − Beginn) × 24 − Pause/60 erhalten Sie die Netto-Arbeitszeit in Stunden. Achten Sie darauf, die Zeitfelder als Uhrzeit zu formatieren.

Wann sollte ich von Excel auf eine App wechseln?

Sobald mehrere Personen erfassen, Schichten geplant werden oder ein revisionssicherer Nachweis nötig ist. Eine App ab 0,50 € pro Kopf ersetzt die Tabelle mit geringem Mehraufwand.

Wie erfasse ich Pausen in der Vorlage korrekt?

Tragen Sie die Pausenlänge in Minuten in die Pausenspalte ein; die Formel zieht sie automatisch ab. Ab sechs Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab neun Stunden 45 Minuten – prüfen Sie diese Grenzen beim Wochenabschluss.

Muss die Tabelle täglich ausgefüllt werden?

Nach heutiger Rechtslage gibt es keine starre Frist; bei Minijobs und in Branchen mit Mindestlohn-Dokumentation gilt aber die Sieben-Tage-Frist. Der Referentenentwurf plant die taggleiche Erfassung als Standard. Tägliche Einträge erhöhen zudem den Beweiswert erheblich.

Wie archiviere ich die Zeiterfassung richtig?

Speichern Sie je Monat eine Datei mit Datum im Namen, exportieren Sie den geprüften Stand als PDF und bewahren Sie beides mindestens zwei Jahre auf. Lohnrelevante Unterlagen unterliegen zusätzlich längeren steuerlichen Fristen.

Wie berechne ich Überstunden mit der Excel-Vorlage?

Hinterlegen Sie in einer eigenen Spalte die tägliche Sollarbeitszeit und bilden Sie je Zeile die Differenz zur erfassten Netto-Arbeitszeit. Die Monatssumme dieser Spalte ergibt den Überstundensaldo. Führen Sie Minusstunden mit negativem Vorzeichen mit, damit das Konto rechnerisch stimmt.

Kann ich die Excel-Daten später in eine App übernehmen?

Ja. Die meisten Zeiterfassungs-Apps importieren Bestandsdaten oder übernehmen zumindest die aktuellen Überstunden- und Urlaubssalden als Startwerte. Sinnvoll ist der Wechsel zum Monatsersten: Die Tabelle wird abgeschlossen und archiviert, die App startet mit den übertragenen Salden.

Quellen