Systemvergleich

Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Preise & Funktionen 2026

Preise, Erfassungswege und Eignung von elf Lösungen – von der Excel-Tabelle bis zur Zeiterfassungs-App, kompakt gegenübergestellt, damit Sie schnell die passende Lösung finden.

Von der Redaktion · Aktualisiert am 30. Juli 2026

Preise und Eignung

Preise pro Mitarbeiter/Monat (netto), sofern nicht anders angegeben. TimeTac zusätzlich mit Grundgebühr, Timebutler als Flatrate, Planday Plus mit fester Monatsgebühr. Angaben laut Anbieter, Juli 2026. Excel und Google Sheets führen die Liste außer Konkurrenz an: Ohne eigene Zeiterfassungs-Funktionen sind sie mit dedizierter Software nur bedingt vergleichbar.

Preis-Check: Was kostet ein Nutzer im Monat?

Zwei Angaben verdienen einen zweiten Blick. Aplano startet nominell schon bei 0,50 € pro Mitarbeiter (Core), die Stempelfunktionen stecken aber erst im Pro-Tarif für 4,50 € – im Balken steht deshalb der ehrliche Vergleichswert. Und der Clockodo-Pro-Tarif mit Projektzeiterfassung kostet 8 € (Aktionspreis für zwölf Monate, regulär 10 €). Konkrete Monatsrechnungen für Teams von fünf bis 25 Personen stehen auf der Startseite und der Seite für Kleinbetriebe.

Preismodelle verstehen: Pro-Kopf, Baukasten, Flatrate

Faustregel: Bis etwa zehn Beschäftigte sind reine Pro-Kopf-Preise fast immer günstiger, ab rund 20 Beschäftigten lohnt der Blick auf Flatrates. Grundgebühren amortisieren sich erst, wenn Terminals oder Sondermodule tatsächlich gebraucht werden.

Bewertungen im Überblick

Die höchste Bewertungszahl im deutschsprachigen Raum sammelt Clockodo mit 4,7 von 5 Punkten aus 960 OMR-Reviews. Aplano erreicht denselben Schnitt bei 206 Reviews und zusätzlich 4,8 von 5 auf Capterra (113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung). timr (4,7 bei 186), TimeTac (4,6 bei 155) und Timebutler (4,5 bei 61) folgen dicht; Toggl Track kommt auf OMR nur auf 37 Stimmen, dafür auf 4,7 bei 2.587 Capterra-Bewertungen (Stand Juli 2026).

Welches System für welchen Anwendungsfall?

• Kleinstteam mit einfachen Abläufen: Excel oder Google Sheets – kostenlos und vertraut, bis die Tabelle an ihre Grenzen kommt.
• Büro & Verwaltung: Clockodo oder Timebutler – einfache Anwesenheits- und Urlaubserfassung.
• Schichtbetrieb (Gastro, Handel, Pflege): Aplano oder Planday – Zeit und Dienstplan in einem.
• Projekt & Abrechnung: Clockodo, timr oder Toggl Track – billable hours und Reporting.
• Baustelle & Außendienst: timr oder Aplano mit Geofencing – mobil, teils offline.
• Ganzes HR: Factorial – Zeiterfassung als Teil der Personalsuite.

Welche Kriterien ein gutes Zeiterfassungsprogramm erfüllen muss und wie die acht wichtigsten Lösungen im direkten Ranking abschneiden, bündelt unsere Kaufberatung.

Sieben Prüfpunkte vor der Entscheidung

1. Gesamtkosten kalkulieren: Pro-Kopf-Preis mal Teamgröße plus Grundgebühren, Module und Support-Pakete – auf zwölf Monate gerechnet.
2. Erfassungswege prüfen: Deckt das System App, Browser und Terminal ab, oder nur einen Kanal?
3. Compliance-Funktionen testen: Warnt die Software bei fehlenden Pausen und unterschrittener Ruhezeit?
4. Auswertungen ansehen: Stundenkonten, Zuschläge und Exporte für die Lohnabrechnung gehören zum Standard.
5. Sprache und Support klären: Deutschsprachige Oberfläche und erreichbarer Support sparen im Alltag Zeit.
6. Vertragsbedingungen lesen: Monatlich kündbar oder Jahresbindung? Aktionspreise mit Ablaufdatum?
7. Testphase nutzen: 14 Tage (Aplano, Clockodo, timr), 30 Tage (TimeTac) oder sechs Wochen (Timebutler) – erst testen, dann unterschreiben.

Die Systeme im Kurzprofil

01 Microsoft Excel / Google Sheets

Der pragmatische Klassiker – außer Konkurrenz. Die meisten Betriebe starten mit einer Tabelle: Google Sheets kostet nichts, Excel steckt im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo, die Bedienung kennt jeder, und fertige Vorlagen wie die kostenlose Excel-Vorlage sind schnell eingerichtet. Google Sheets erlaubt gemeinsames Bearbeiten im Browser mit sofort sichtbaren Änderungen. Für Kleinstteams mit stabilen Abläufen reicht das oft aus – alles bleibt aber Handarbeit: keine Pausen- oder Höchstarbeitszeit-Prüfung nach ArbZG, keine Mitarbeiter-App, kein Terminal-Stempeln. Preis: 0 € bzw. in Microsoft 365 enthalten. Einschränkung: Fehleranfällig durch Formel- und Versionschaos; ab etwa 10–15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool.

02 Aplano

Testsieger unter den Apps – Zeiterfassung und Dienstplan in einem. Wenn die Tabelle an ihre Grenzen kommt, ist Aplano der logische nächste Schritt: Die deutsche Cloud-Software erfasst Arbeitszeit per App, Browser und Tablet-Terminal (RFID oder Fingerabdruck) und plant im selben System die Dienste. Geplante und gestempelte Zeiten stehen nebeneinander, Überstunden laufen automatisch mit, und bei Konflikten mit Pausen- oder Ruhezeiten schlägt das Programm an. Mit 0,50 € pro Mitarbeiter bleibt der Einstieg preislich nah an der kostenlosen Tabelle, die Verträge sind monatlich kündbar. Preis: ab 0,50 €/MA (Zeiterfassung ab 4,50 €). Einschränkung: Die Zeiterfassung ist erst ab dem Pro-Tarif enthalten.

03 Clockodo

Der Spezialist für Arbeits- und Projektzeit. Kaum ein deutsches Tool wird so oft bewertet wie Clockodo – und so gut. Der Anbieter aus Unna verbindet Arbeitszeiterfassung mit einem starken Projektcontrolling und einem frei konfigurierbaren Report-Builder. Erfasste Stunden fließen über Schnittstellen direkt in gängige Rechnungswerkzeuge. Preis: ab 4 €/MA (Basic), Projektzeit ab 8 €. Einschränkung: Schichtplanung fehlt vollständig; ein HR-Modul gibt es nicht.

04 TimeTac

Der modulare Baukasten mit Terminals. Die Grazer Plattform lässt sich aus Arbeitszeit-, Projektzeit- und Urlaubsmodulen zusammenstecken und bietet als eine der wenigen Lösungen mietbare Hardware-Terminals. Für Produktionsbetriebe mit festen Erfassungspunkten ist das ein Pluspunkt. Preis: 19,50 €/Monat Grundgebühr + ab 5,20 €/MA. Einschränkung: Grundgebühr plus Modulpreise machen kleine Teams teuer; die Oberfläche gilt als überladen.

05 timr

Mobil-Spezialist mit Fahrtenbuch. Das österreichische timr vereint Arbeitszeit, Projektzeit und ein digitales Fahrtenbuch in einer App mit Offline-Modus – eine Kombination, die im Markt selten ist. Für Servicetechniker und Monteure, die unterwegs stempeln und fahren, ist das ideal. Preis: ab 8 €/MA (7,20 € jährlich) + Accountgebühr. Einschränkung: Die zusätzliche Accountgebühr wird nicht transparent ausgewiesen; die Oberfläche wirkt betagt.

06 Factorial

Zeiterfassung in der HR-Suite. Die spanische Suite bündelt Zeiterfassung, Abwesenheiten, Personalakte und Recruiting. Wer nicht nur Zeiten erfassen, sondern die gesamte Personalarbeit in ein System holen will, findet hier ein breites Fundament. Preis: ab ~8 €/MA (faktisch ~99 €/Monat Minimum). Einschränkung: Faktisches Mindestvolumen um 1.200 €/Jahr; für reine Zeiterfassung überdimensioniert.

07 Connecteam

Der großzügige Gratis-Einstieg. Die All-in-One-App aus dem angloamerikanischen Raum bündelt Zeiterfassung, Aufgaben und Kommunikation und verschenkt den Einstieg bis zehn Nutzer. Für sehr kleine Teams ist das attraktiv. Preis: Gratis bis 10 Nutzer, danach ab 29 USD/Monat. Einschränkung: Abrechnung in US-Dollar, überwiegend englischer Support, im deutschen Markt kaum verbreitet.

08 Timebutler

Die günstige Flatrate für Zeit und Urlaub. Die deutsche Web-Anwendung bündelt Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalakte zum Festpreis nach Nutzerstaffel – für kleine Teams ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis. Preis: Flatrate 29,95 €/Monat (bis 5), 59,95 € (6–35). Einschränkung: Keine native App, nüchterne Oberfläche, kein Projektcontrolling.

09 Planday

Zeiterfassung mit Dienstplan-Anschluss. Die dänische Software verbindet Schichtplanung mit einfacher Zeiterfassung und Lohnberichten. Für Schichtbetriebe, die beides in einem Werkzeug wollen, ist Planday etabliert. Preis: Starter 2,99 €/MA · Plus 4,99 € + 25 €/Monat. Einschränkung: Im Plus-Tarif kommt zur Pro-Kopf-Gebühr eine feste Monatsgebühr hinzu.

10 Papershift

Die breite Workforce-Suite. Die Karlsruher Software deckt Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten breit ab. Funktional umfangreich, doch das obligatorische Support-Paket verteuert den Einstieg spürbar. Preis: ab ~6 €/MA + Support-Paket ab 39 €/Monat. Einschränkung: Support-Paket ist Pflicht; Bestandskunden berichten von Preisärger, die App ist schwächer als das Web.

11 Toggl Track

Der Timer für Freelancer. Der estnische Projekt-Timer ist für sekundenschnelles Tracking gemacht und hat die größte Review-Basis im Feld. Für die gesetzeskonforme Anwesenheitserfassung nach deutschem Recht ist er allerdings nicht gebaut. Preis: Free bis 5 Nutzer · Starter ab 9 USD/MA. Einschränkung: Nur englische Oberfläche, keine Urlaubs- oder Pausenlogik nach Arbeitszeitgesetz.