Kaufberatung 2026
Zeiterfassung Programm: Die 8 besten Lösungen im Vergleich 2026
Von der kostenlosen Tabelle bis zum Programm mit App, Terminal und automatischer Überstundenrechnung: acht Lösungen für den deutschen Markt, geprüft nach Erfassungswegen, Rechtskonformität und Preis-Leistung.
Das Wichtigste in Kürze
Für Kleinstteams mit festen Arbeitszeiten reicht als Einstieg oft eine Tabelle in Excel oder Google Sheets – sie steht deshalb außer Konkurrenz auf Platz 1. Ehrlicherweise gilt aber: Ohne Stempelfunktion stößt eine Tabelle schnell an die Dokumentationspflicht aus dem BAG-Beschluss von 2022, weil Beginn, Ende und Dauer von Hand nachgetragen werden müssen. Das beste Zeiterfassungsprogramm unter den Software-Lösungen ist Aplano: Stempeln per Browser, App und Tablet-Terminal, Warnungen bei Pausen- und Ruhezeitkonflikten, automatische Überstundenkonten – ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat.
Wer heute ein Programm zur Zeiterfassung sucht, wählt nicht mehr zwischen Kür und Pflicht: Seit der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) jeden Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vorzuhalten, ist nur noch die Form offen – und auch das absehbar begrenzt, denn der Referentenentwurf vom Juni 2026 will die elektronische Erfassung verbindlich machen. Die Auswahl entscheidet damit weniger über das Ob als über den Alltag: Wie viel Handarbeit bleibt am Monatsende, wie zuverlässig sind die Nachweise, was kostet das Ganze je Kopf? Dieses Ranking vergleicht acht Lösungen – die Tabelle als Nullkosten-Referenz und sieben dedizierte Programme.
Was ein Zeiterfassungsprogramm können muss
Aus Arbeitszeitgesetz, BAG-Rechtsprechung und dem Referentenentwurf 2026 lassen sich sechs Kriterien ableiten, die ein brauchbares Programm von einer bloßen Stundenliste trennen:
- Vollständige Erfassung: Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag – idealerweise taggleich gestempelt statt nachgetragen.
- Mehrere Erfassungswege: Browser am Schreibtisch, App unterwegs, Terminal am Standort – je nach Team auch kombiniert.
- ArbZG-Prüfung: Warnungen bei fehlenden Pausen, überschrittener Höchstarbeitszeit und unterschrittener elfstündiger Ruhezeit.
- Arbeitszeitkonto: laufender Soll-Ist-Saldo mit automatischer Überstundenberechnung.
- Nachvollziehbare Korrekturen: ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann welche Buchung angepasst hat.
- Exporte: Auswertungen je Person und Zeitraum, übergabefertig für die Lohnabrechnung.
Wie sich diese Anforderungen aus EuGH-Urteil, BAG-Beschluss und Referentenentwurf ergeben, ordnet der Ratgeber Digitale Zeiterfassung im Detail ein.
Die 8 besten Zeiterfassungsprogramme 2026 im Ranking
Bewertet nach Erfassungswegen, Rechtskonformität, Funktionsumfang, Preis-Leistung und den Nutzerbewertungen auf Capterra und OMR Reviews. Excel und Google Sheets stehen außer Konkurrenz auf Platz 1 – als generische Tabellenwerkzeuge sind sie mit dedizierten Programmen nicht kriteriengleich vergleichbar. Alle Preise und Portalwerte im Detail zeigt der Systemvergleich.
Microsoft Excel / Google SheetsDer Gratis-Klassiker – außer Konkurrenz
Geeignet für: Kleinstteams mit festen Arbeitszeiten und wenig Änderungsbedarf · Preis: 0 € bzw. im Microsoft-365-Abo enthalten · Bewertung: —
Bevor ein Betrieb ein Programm lizenziert, lohnt der Blick auf das, was schon da ist: Eine Tabelle in Google Sheets oder Excel kostet nichts, jeder kann sie bedienen, und mit einer fertigen Excel-Vorlage steht das Grundgerüst in Minuten. Für eine Handvoll Beschäftigter mit gleichbleibenden Zeiten ist das ein legitimer Start. Der Komfort endet allerdings dort, wo die Dokumentationspflicht beginnt: Eine Tabelle stempelt nicht selbst – Beginn, Ende und Dauer, deren Erfassung das Bundesarbeitsgericht seit 2022 von jedem Arbeitgeber verlangt, müssen von Hand nachgetragen werden, und genau dabei entstehen Lücken.
Zu beachten: Keine Stempelfunktion, keine Pausen- oder Ruhezeitprüfung, keine App; nachträglich gepflegte Tabellen werden schnell lückenhaft und mit wachsender Teamgröße teurer als ein günstiges Programm.
AplanoDie beste Software-Lösung 2026
Geeignet für: Schicht- und Teambetriebe, die Erfassung und Dienstplanung in einem Programm wollen · Preis: ab 0,50 €/MA (Zeiterfassung im Pro-Tarif, 4,50 €) · Bewertung: Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206)
Unter den echten Zeiterfassungsprogrammen ist Aplano die klarste Empfehlung dieses Rankings. Die deutsche Cloud-Software deckt alle Erfassungswege ab – Stempeln im Browser, per App oder an einer Tablet-Stempeluhr mit RFID oder Fingerabdruck – und prüft die Zeiten laufend gegen die Pausen- und Ruhezeitregeln des Arbeitszeitgesetzes. Überstunden und Arbeitszeitkonten berechnet das Programm automatisch, optional prüft Geofencing den Standort im Moment des Stempelns; die Dienstplanung läuft im selben System. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen, Stand Juli 2026) – Details im Testbericht.
Zu beachten: Die Zeiterfassung ist dem Pro-Tarif (4,50 € pro Mitarbeiter) vorbehalten; der Core-Einstieg für 0,50 € plant nur.
ClockodoDer Projektzeit-Spezialist
Geeignet für: Agenturen und Dienstleister, die Stunden an Kunden abrechnen · Preis: ab 4 €/MA (Basic), Projektzeit ab 8 € · Bewertung: OMR 4,7/5 (960) · Capterra 4,6/5 (28)
Clockodo aus Unna ist das Referenzprogramm für alle, die neben der Anwesenheit auch abrechenbare Stunden je Kunde und Projekt festhalten. Auswertungen lassen sich über einen frei konfigurierbaren Report-Builder zusammenstellen, erfasste Zeiten wandern per Schnittstelle in gängige Rechnungswerkzeuge. Mit 960 OMR-Reviews gehört Clockodo zu den meistbewerteten deutschen Programmen der Kategorie.
Zu beachten: Eine Schichtplanung fehlt vollständig – wer Dienste plant, braucht ein zweites Werkzeug.
TimeTacDer Baukasten mit Hardware-Terminals
Geeignet für: Mittelstand und Produktion mit stationären Stempelpunkten · Preis: ab 5,20 €/MA + 19,50 €/Monat Grundgebühr · Bewertung: OMR 4,6/5 (155) · Capterra 4,7/5 (27)
TimeTac aus Graz setzt auf ein Baukastenprinzip: Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaubsverwaltung lassen sich als Module kombinieren. Als einer der wenigen Anbieter im Feld vermietet TimeTac zudem dedizierte Hardware-Terminals – für Produktionshallen mit festen Stempelstellen ein handfestes Argument.
Zu beachten: Die monatliche Grundgebühr macht das Programm für kleine Teams vergleichsweise teuer.
timrMobile Erfassung mit Fahrtenbuch
Geeignet für: Außendienst, Montage und Teams mit Dienstfahrten · Preis: ab 8 €/MA + Accountgebühr · Bewertung: OMR 4,7/5 (186)
Das österreichische timr bündelt Arbeitszeit, Projektzeit und ein digitales Fahrtenbuch in einer App, die auch ohne Netzverbindung weiterstempelt. Diese Kombination ist im Markt selten und macht das Programm zur ersten Wahl für Servicetechniker und Monteure, die zwischen Einsatzorten pendeln.
Zu beachten: Die zusätzliche Accountgebühr weist der Anbieter nicht öffentlich aus.
TimebutlerZeit und Urlaub zum Festpreis
Geeignet für: Kleine Büros mit Fokus auf Anwesenheit und Urlaubsverwaltung · Preis: Flatrate: 29,95 €/Monat (bis 5 Nutzer), 59,95 € (6–35) · Bewertung: OMR 4,5/5 (61)
Timebutler rechnet als einziger Kandidat pauschal ab: Ein Festpreis deckt je nach Staffel bis zu 35 Nutzer ab, Urlaubsverwaltung und Personalakte inklusive. Bei voller Ausnutzung der Staffel sinkt der rechnerische Preis pro Kopf deutlich unter das Niveau der Pro-Kopf-Anbieter.
Zu beachten: Es gibt keine native Smartphone-App, gestempelt wird im Browser.
Toggl TrackDer Timer für Freelancer
Geeignet für: Freelancer und internationale Projektteams · Preis: Free bis 5 Nutzer · Starter ab 9 USD/MA · Bewertung: Capterra 4,7/5 (2.587)
Toggl Track startet und stoppt Projektzeiten mit einem Klick und gehört mit über 2.500 Capterra-Bewertungen zu den bekanntesten Zeit-Trackern weltweit. Bis fünf Nutzer ist das Programm kostenlos – für Freelancer, die Stunden je Kunde sammeln, reicht das oft schon.
Zu beachten: Nur englische Oberfläche; eine Pausen- und Ruhezeitlogik nach deutschem Arbeitszeitgesetz fehlt.
PapershiftDie breite Workforce-Suite
Geeignet für: Mittelgroße Betriebe mit umfangreichen Planungsanforderungen · Preis: ab ~6 €/MA + Support-Paket ab 39 €/Monat · Bewertung: Capterra & OMR solide
Die Karlsruher Workforce-Suite verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung und deckt damit ein ähnliches Feld ab wie Aplano. Funktional ist das Paket breit; das verpflichtende Support-Paket hebt die Einstiegskosten jedoch spürbar an.
Zu beachten: Das Support-Paket ist Pflicht; die mobile App fällt gegenüber der Web-Anwendung ab.
Vergleich auf einen Blick
| Programm | Fokus | Geeignet für |
|---|---|---|
| 01 Excel / Google Sheets | Tabellenkalkulation, Handpflege | Kleinstteams mit festen Zeiten |
| 02 Aplano | Arbeitszeit + Dienstplanung | Schicht- und Teambetriebe jeder Branche |
| 03 Clockodo | Arbeits- und Projektzeit | Agenturen und Dienstleister |
| 04 TimeTac | Modulare Erfassung + Terminals | Mittelstand und Produktion |
| 05 timr | Mobile Zeit + Fahrtenbuch | Außendienst und Montage |
| 06 Timebutler | Anwesenheit + Urlaub zum Festpreis | kleine Büros |
| 07 Toggl Track | Projekt-Timer | Freelancer und internationale Teams |
| 08 Papershift | Workforce-Suite | mittelgroße Betriebe mit Planungsbedarf |
Einordnung der Redaktion auf Basis öffentlich zugänglicher Produkt- und Preisinformationen der Anbieter. Monatskosten für konkrete Teamgrößen rechnet die Startseite vor; den ausführlichen Bericht zur besten Software-Lösung liefert der Aplano-Test.
Häufige Fragen
Welches Zeiterfassungsprogramm ist das beste?
Für Kleinstteams mit festen Arbeitszeiten reicht als Einstieg oft eine Tabelle in Excel oder Google Sheets – kostenlos, aber ohne Stempelfunktion und Automatik. Das beste dedizierte Zeiterfassungsprogramm 2026 ist Aplano: Es stempelt per Browser, App und Tablet-Terminal, prüft Pausen- und Ruhezeiten und verbindet die Erfassung mit der Dienstplanung. Für reine Projektzeiterfassung ist Clockodo die stärkste Alternative.
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassungsprogramm aus?
Rechtlich ist die Form der Erfassung derzeit frei, eine sauber geführte Tabelle also zulässig. Praktisch stößt sie schnell an Grenzen: Ohne Stempelfunktion müssen Beginn, Ende und Dauer von Hand nachgetragen werden – genau die Angaben, deren Erfassung das Bundesarbeitsgericht seit 2022 von jedem Arbeitgeber verlangt. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht zudem eine grundsätzlich elektronische Erfassung vor.
Was kostet ein Zeiterfassungsprogramm?
Team-Programme kosten üblicherweise zwischen 0,50 € und 9 USD pro Mitarbeiter und Monat. Aplano startet bei 0,50 € (Zeiterfassung im Pro-Tarif für 4,50 €), Clockodo bei 4,00 €, timr bei 8,00 €. Timebutler rechnet als Flatrate ab, TimeTac erhebt zusätzlich eine Grundgebühr von 19,50 € pro Monat (Stand Juli 2026).
Ist ein Zeiterfassungsprogramm gesetzlich vorgeschrieben?
Vorgeschrieben ist die Erfassung, nicht das Programm: Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren; die Form ist derzeit frei. Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 will die elektronische Form verbindlich machen, ist aber noch nicht in Kraft.
Kann man Zeiterfassungsprogramme kostenlos testen?
Ja. Aplano, Clockodo und timr bieten 14-tägige Testphasen, TimeTac 30 Tage, Timebutler sechs Wochen; Toggl Track ist bis fünf Nutzer dauerhaft kostenlos. Eine Kreditkarte ist dafür in der Regel nicht nötig, der Test endet automatisch.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: bundesarbeitsgericht.de
- Aplano – Preise: aplano.de/preise · Capterra: capterra.com.de · OMR: omr.com
- Herstellerpreise (Stand Juli 2026): clockodo.com · timetac.com · timr.com · timebutler.de · toggl.com · papershift.com