Ratgeber
Zeiterfassung für Kleinbetriebe: einfach & günstig
Kleine Teams brauchen keine schwergewichtige Software. Welche Lösung für fünf, zehn oder zwanzig Beschäftigte am besten passt – und was die Reform für Sie bedeutet.
Kleinbetriebe fahren mit schlanken, günstigen Zeiterfassungs-Apps ohne Grundgebühr am besten. Empfehlenswert sind Lösungen ab rund 0,50–4 € pro Mitarbeiter und Monat, die mobil und am Terminal erfassen. Wichtig: Auch kleine Betriebe müssen die Arbeitszeit erfassen – die geplante Ausnahme betrifft nur die elektronische Form bei bis zu zehn Beschäftigten.
Was kleine Teams wirklich brauchen
- Einfache Bedienung ohne Schulung
- Faire Pro-Kopf-Preise ohne Grundgebühr und ohne Jahresbindung
- Mobiles Stempeln und optional ein Tablet-Terminal
- Automatische Überstunden und ein Export für die Lohnabrechnung
Kostenbeispiele (Bezahl-Apps, netto)
| Team | Core (0,50 €) | Pro mit Zeiterfassung (4,50 €) |
|---|---|---|
| 5 Mitarbeiter | 2,50 € | 22,50 € |
| 10 Mitarbeiter | 5,00 € | 45,00 € |
| 20 Mitarbeiter | 10,00 € | 90,00 € |
Anbieter-Vergleich: 5, 10 und 20 Mitarbeiter durchgerechnet
| Anbieter (Tarif) | 5 MA | 10 MA | 20 MA |
|---|---|---|---|
| Aplano (Pro, 4,50 €/MA) | 22,50 € | 45,00 € | 90,00 € |
| Clockodo (Basic, 4,00 €/MA) | 20,00 € | 40,00 € | 80,00 € |
| TimeTac (5,20 €/MA + 19,50 € Grundgebühr) | 45,50 € | 71,50 € | 123,50 € |
| timr (8,00 €/MA, zzgl. Accountgebühr) | 40,00 € | 80,00 € | 160,00 € |
| Timebutler (Flatrate) | 29,95 € | 59,95 € | 59,95 € |
| Toggl Track (Starter, 9 USD/MA) | 45 USD | 90 USD | 180 USD |
Die Rechnung zeigt: Unter zehn Beschäftigten liegen Clockodo und Aplano fast gleichauf, wobei Aplano zusätzlich die Dienstplanung mitliefert. Die TimeTac-Grundgebühr von 19,50 € wiegt bei fünf Personen schwerer als bei zwanzig, und die Timebutler-Flatrate wird erst jenseits von rund 13 Beschäftigten konkurrenzfähig. Wer nur plant und noch nicht stempelt, startet bei Aplano sogar für 2,50 bis 10 € im Monat (Core-Tarif ohne Zeiterfassung).
Was die geplante Ausnahme für Kleinstbetriebe bedeutet
Der Referentenentwurf 2026 sieht vor, dass Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben. Erfassen müssen aber auch sie – Papier oder Excel bleiben dann zulässig. Wer trotzdem digital erfasst, spart Aufwand und ist auf Wachstum vorbereitet.
Welche Übergangsfrist gilt für Ihren Betrieb?
Nach dem Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 dürfen alle Arbeitgeber im ersten Jahr nach Inkrafttreten noch nichtelektronisch erfassen. Betriebe unter 250 Beschäftigten erhalten zwei Jahre Zeit, Betriebe unter 50 Beschäftigten fünf Jahre. Wer höchstens zehn Arbeitnehmer beschäftigt, bleibt dauerhaft von der elektronischen Form befreit – erfassen muss aber jeder.
Planungsstand aus dem Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 – noch kein geltendes Recht.
Wichtig für die Einordnung: Die Fristen beginnen erst mit dem Inkrafttreten des Gesetzes, das Stand Juli 2026 noch aussteht. Und sie befreien nur von der elektronischen Form – die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss gilt seit 2022 für jede Betriebsgröße. Für Branchen wie Gastgewerbe, Bau oder Gebäudereinigung kommt die Mindestlohn-Dokumentation hinzu, die schon heute bußgeldbewehrt ist. Details zur Rechtslage bündelt der Ratgeber Digitale Zeiterfassung.
Drei kleine Betriebe, drei Lösungen
Eiscafé mit acht Aushilfen: Viele Minijobs, tägliche Schichtwechsel, Sieben-Tage-Frist aus dem Mindestlohngesetz. Ein Tablet an der Theke plus App für Springer deckt alles ab; Aplano Pro kostet hier 36 € im Monat und plant die Schichten gleich mit.
Modeboutique mit zwölf Beschäftigten in zwei Läden: Die Inhaberin braucht Standortvergleich und Arbeitszeitkonten für das Weihnachtsgeschäft. Ein System ohne Filialaufschlag ist Pflicht; die Timebutler-Flatrate (59,95 €) und Aplano Pro (54 €) liegen hier nah beieinander.
Werbeagentur mit sechs Köpfen: Anwesenheit erfassen und Stunden je Kunde abrechnen. Clockodo verbindet beides ab 24 € im Monat (Basic) bzw. 48 € mit Projektzeiterfassung im Pro-Tarif; ein Terminal braucht die Agentur nicht.
Checkliste: Darauf sollten kleine Betriebe achten
- Monatlich kündbar statt Jahresvertrag – Flexibilität schlägt Rabatt.
- Keine Grundgebühr, die bei fünf Köpfen den Pro-Kopf-Preis verdoppelt.
- Einrichtung ohne IT-Dienstleister an einem Nachmittag machbar.
- Minijob-Dokumentation und Pausenregeln automatisch abgedeckt.
- Export der Stunden für Steuerberater und Lohnabrechnung vorhanden.
- App und Terminal im selben Tarif, damit alle Beschäftigten stempeln können.
Empfehlung für Kleinbetriebe
Für die meisten kleinen Teams ist Aplano die günstigste vollwertige Option; Timebutler bietet eine planbare Flatrate, Clockodo eignet sich bei Projektabrechnung. Zum Vergleich.
Häufige Fragen
Müssen Kleinbetriebe die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Die Erfassungspflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Der Referentenentwurf 2026 nimmt Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten lediglich von der elektronischen Form aus – erfassen müssen sie weiterhin.
Was kostet Zeiterfassung für 10 Mitarbeiter?
Beim günstigsten Anbieter Aplano rund 5 € im Monat für die Basis (Core) bzw. 45 € mit vollständiger Zeiterfassung (Pro). Andere Anbieter liegen darüber, teils mit Grundgebühr.
Welche Zeiterfassung ist am einfachsten zu bedienen?
Als besonders einfach gelten Aplano und Clockodo; beide werden in Nutzerbewertungen regelmäßig für ihre intuitive Bedienung gelobt.
Ab wann müssen kleine Betriebe elektronisch erfassen?
Noch gar nicht verbindlich – der Referentenentwurf ist nicht in Kraft. Geplant sind nach Inkrafttreten fünf Jahre Übergang für Betriebe unter 50 Beschäftigten und zwei Jahre für Betriebe unter 250. Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern sollen dauerhaft bei Papier oder Excel bleiben dürfen.
Drohen auch kleinen Betrieben Bußgelder?
Ja. Verstöße gegen bestehende Aufzeichnungspflichten – etwa nach § 16 Arbeitszeitgesetz oder der Mindestlohn-Dokumentation für Minijobber – können unabhängig von der Betriebsgröße mit bis zu 30.000 € geahndet werden. Der Referentenentwurf plant denselben Rahmen für die neue elektronische Erfassungspflicht.
Reicht Papier für einen Betrieb mit acht Beschäftigten?
Rechtlich derzeit ja, und nach dem Referentenentwurf soll das für Betriebe bis zehn Arbeitnehmer so bleiben. Praktisch bleibt das Übertragen und Nachrechnen fehleranfällig; in Branchen mit Mindestlohn-Dokumentation wie Gastronomie oder Bau ist eine App der sicherere Weg.
Braucht ein Kleinbetrieb ein Stempel-Terminal?
Nicht zwingend. Für Büroteams genügt das Stempeln per Browser oder App. Ein Tablet-Terminal lohnt sich dort, wo viele Beschäftigte ohne eigenen Rechner arbeiten – etwa im Café, in der Werkstatt oder im Laden. Bei Aplano ist die Terminal-Funktion im Pro-Tarif enthalten; als Gerät genügt ein handelsübliches Tablet.
Muss der Inhaber seine eigene Arbeitszeit erfassen?
Nein. Die Erfassungspflicht gilt für Arbeitnehmer; Inhaber, GmbH-Geschäftsführer als Organvertreter und echte Selbstständige fallen nicht darunter. Mitarbeitende Familienangehörige sind dagegen erfassungspflichtig, sobald sie angestellt beschäftigt werden.
Quellen
- Aplano Preise: aplano.de/preise
- Referentenentwurf ArbZG (BMAS, 18.06.2026), Einordnung: osborneclarke-arbeitsrecht.de