Branchen-Ratgeber

Zeiterfassung in der Gastronomie: Praxisleitfaden mit MiLoG-Pflichten

Wechselnde Schichten, Aushilfen, Zollkontrollen: Kaum eine Branche muss Arbeitszeiten so streng dokumentieren wie das Gastgewerbe. Was konkret gilt – und wie das Stempeln im Tagesgeschäft gelingt.

Von der Redaktion · 18. Juli 2026

Warum das Gastgewerbe strenger erfassen muss als andere Branchen

Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trifft seit dem BAG-Beschluss von 2022 jeden Arbeitgeber. Für Restaurants, Cafés, Bars und Hotels kommt eine zweite, deutlich schärfere Ebene hinzu: Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht im Branchenkatalog des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – neben zehn weiteren Wirtschaftsbereichen, vom Baugewerbe bis zur Gebäudereinigung. Für alle Betriebe dieses Katalogs schreibt § 17 Mindestlohngesetz vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung festzuhalten und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre bereitzuhalten.

Der entscheidende Unterschied zur allgemeinen Erfassungspflicht: Die Mindestlohn-Dokumentation ist unmittelbar bußgeldbewehrt und wird aktiv geprüft – durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, häufig unangekündigt mitten im Betrieb. Wer Zeiten nicht, unvollständig oder zu spät notiert, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 €; wird zugleich der Mindestlohn unterschritten, reicht der Rahmen bis 500.000 €.

Die Pflichten im Überblick

Ab einer Geldbuße von 2.500 € droht zusätzlich der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge (§ 19 MiLoG) – relevant etwa für Kantinen- und Catering-Verträge der öffentlichen Hand.

Minijobs und Aushilfen: dieselbe Frist, eigene Fallstricke

Aushilfen prägen die Branche, und für geringfügig Beschäftigte gilt die MiLoG-Aufzeichnungspflicht sogar branchenunabhängig. Im Gastgewerbe ändert das praktisch nichts – die Branchenpflicht erfasst ohnehin das gesamte Team –, doch zwei Zahlen sollten Betriebe 2026 im Blick behalten: Die Minijob-Verdienstgrenze liegt bei 603 € im Monat, der gesetzliche Mindestlohn seit Januar bei 13,90 € pro Stunde (ab 2027: 14,60 €). Saubere Zeiterfassung ist hier doppelt wichtig, weil sie belegt, dass Stundenzahl und Verdienstgrenze zusammenpassen. Ausgenommen von der Dokumentationspflicht sind nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nur Beschäftigte mit verstetigtem Monatsentgelt über 4.461 € brutto (bzw. über 2.974 €, wenn dieses Entgelt nachweislich zwölf Monate gezahlt wurde) sowie mitarbeitende enge Familienangehörige.

Stempeln im Tagesgeschäft: drei bewährte Bausteine

1. Feste Stempelstelle: Ein Tablet am Tresen oder Personaleingang macht das Ein- und Ausstempeln zur Selbstverständlichkeit – per RFID-Chip oder PIN, auch für Aushilfen ohne Diensthandy. So entstehen die Buchungen in der Sekunde des Schichtbeginns statt Tage später aus dem Gedächtnis.
2. App für Springer: Wer kurzfristig einspringt, im Biergarten aushilft oder zwischen zwei Häusern pendelt, stempelt am eigenen Gerät. Wichtig: Die App-Nutzung auf privaten Handys bleibt freiwillig; das Terminal ist die Alternative.
3. Auswertung mit Zuschlägen: Nacht-, Sonn- und Feiertagsdienste gehören zum Gastro-Alltag. Das System sollte Zuschläge direkt aus den gestempelten Zeiten berechnen und die Stunden für die Lohnabrechnung exportieren.

Welche Systeme Terminal und App kombinieren, zeigt der Systemvergleich; Kostenbeispiele für kleine Häuser liefert die Seite Kleinbetriebe. Wie sich Terminal, App und Browser-Stempeln grundsätzlich unterscheiden, vertieft der Beitrag Digitale Stempeluhr.

Aplano im Gastro-Einsatz: die Fakten

Aplano ist eine deutsche Cloud-Software, die Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System führt. Für Gastro-Betriebe relevant: Die Stempeluhr läuft auf einem handelsüblichen Tablet (RFID-Chip, PIN oder Fingerabdruck), Beschäftigte können alternativ per App oder Browser stempeln, und Zuschläge sowie Stundenkonten berechnet das System aus den Buchungen. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat enthalten; der Vertrag ist monatlich kündbar, die Testphase läuft 14 Tage ohne Kreditkarte. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen, Stand Juli 2026). Details und Grenzen im Testsieger-Bericht.

Ausblick: Was der Referentenentwurf 2026 ändern würde

Am 18. Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt, der die elektronische, taggleiche Erfassung zum Standard machen will – mit Übergangsfristen von einem bis fünf Jahren und einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern. Für Branchen wie das Gastgewerbe skizziert der Entwurf außerdem die Möglichkeit, die elfstündige Ruhezeit um bis zu eine Stunde zu verkürzen. Wichtig für die Planung: Das alles ist Entwurfsstand, kein geltendes Recht – der Text durchläuft die Verbändeanhörung und wird von beiden Sozialpartnern kritisiert. Die Sieben-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes gilt dagegen schon heute; wer sie per App erfüllt, ist auf die geplante elektronische Form nebenbei vorbereitet. Welche Stolperfallen beim Umstieg warten, zeigt der Beitrag Einführung einer Zeiterfassung; die Rechtslage insgesamt ordnet der Ratgeber Digitale Zeiterfassung ein.