Datenschutz
Zeiterfassung mit GPS und Geofencing: Was ist erlaubt?
Für mobile Teams auf Baustellen, im Außendienst oder in der Objektbetreuung ist die Standortfrage zentral: Darf die App beim Stempeln den Standort prüfen? Kurz gesagt ja – aber nur punktuell und unter klaren Bedingungen.
GPS-Zeiterfassung ist in Deutschland zulässig, wenn der Standort nur im Moment des Ein- und Ausstempelns geprüft wird (Geofencing) und nicht dauerhaft während der Schicht. Es braucht eine Rechtsgrundlage – Betriebsvereinbarung, berechtigtes Interesse oder freiwillige Einwilligung –, Transparenz gegenüber den Beschäftigten sowie eine kurze Löschfrist. Eine lückenlose Ortung über die gesamte Arbeitszeit ist unverhältnismäßig und damit unzulässig.
Warum die Standortfrage überhaupt aufkommt
Wo fest an einem Terminal gestempelt wird, stellt sich die Frage nicht. Sie entsteht dort, wo per Smartphone gestempelt wird und der Arbeitsort wechselt: Handwerk und Baustelle, Reinigung, Sicherheitsdienst, Pflege im Außendienst, Montage. Arbeitgeber möchten sicher sein, dass eine Buchung tatsächlich am Einsatzort erfolgt und nicht bequem vom Sofa. Genau hier setzt Geofencing an – und genau hier verläuft die Grenze zwischen zulässiger Prüfung und unzulässiger Überwachung.
Punktueller Abgleich statt Dauertracking
Der entscheidende Unterschied ist nicht ob GPS genutzt wird, sondern wie oft. Ein Geofence ist ein virtueller Zaun um den Einsatzort. Die App prüft im Moment der Buchung, ob sich das Gerät innerhalb dieses Bereichs befindet – ein einziger Abgleich, kein fortlaufendes Signal. Damit entsteht kein Bewegungsprofil, und der Grundsatz der Datensparsamkeit bleibt gewahrt. Eine App, die dagegen die Position während der ganzen Schicht mitschreibt, erzeugt ein Bewegungsprofil und überschreitet den Zweck der Zeiterfassung deutlich.
| Verarbeitung | Zulässig? | Einordnung |
|---|---|---|
| Standortabgleich beim Ein- und Ausstempeln | ja | punktuell, datensparsam, zweckgebunden |
| Speichern nur des Ergebnisses „im Bereich / außerhalb“ | ja | minimaler Dateneingriff |
| Fortlaufende Ortung während der gesamten Schicht | nein | Bewegungsprofil, unverhältnismäßig |
| Heimliches Tracking ohne Information | nein | verstößt gegen Transparenzpflicht |
| Exakte Koordinaten dauerhaft archivieren | nein | Zweck und Speicherbegrenzung überschritten |
Welche Rechtsgrundlage trägt die Standortprüfung?
Ohne Rechtsgrundlage darf kein Standort verarbeitet werden. In Betracht kommen drei Wege. Am tragfähigsten ist die Betriebsvereinbarung: Gibt es einen Betriebsrat, regelt sie Zweck, Umfang, Zugriff und Löschung verbindlich – und die Einführung eines solchen Systems unterliegt ohnehin seiner Mitbestimmung. Ohne Betriebsrat stützt sich die Verarbeitung auf das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, das gegen die Interessen der Beschäftigten abgewogen werden muss – der punktuelle Geofence-Abgleich besteht diese Abwägung in der Regel, die Dauerortung nicht. Die Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis heikel: Wegen der Weisungsbefugnis des Arbeitgebers gilt Freiwilligkeit als schwer nachweisbar, weshalb sie selten als alleinige Grundlage taugt.
Datensparsamkeit, Transparenz, Löschung
Auch mit Rechtsgrundlage bleibt die Verarbeitung an die DSGVO-Grundsätze gebunden. Datensparsamkeit: Idealerweise speichert das System nur das Ergebnis der Prüfung – „innerhalb des Einsatzorts“ – statt exakter Koordinaten. Transparenz: Beschäftigte müssen nach Artikel 13 DSGVO vorher wissen, dass und wann der Standort geprüft wird; heimliches Tracking ist unzulässig. Speicherbegrenzung: Standortbezogene Angaben sollten früh gelöscht werden – in der Praxis werden Fristen von rund 7 bis 30 Tagen nach Abschluss der Lohnabrechnung empfohlen, während die reine Arbeitszeit länger aufbewahrt werden darf. Wie die DSGVO die Zeiterfassung insgesamt einordnet, vertieft der Beitrag Zeiterfassung und DSGVO.
Checkliste: DSGVO-konforme GPS-Zeiterfassung
- Nur beim Stempeln: Standortprüfung ausschließlich im Buchungsmoment, kein Dauersignal.
- Geofence statt Koordinaten: Es zählt „im Bereich / außerhalb“, nicht der exakte Punkt.
- Rechtsgrundlage klären: Betriebsvereinbarung bevorzugen; sonst dokumentierte Interessenabwägung.
- Vorher informieren: Zweck und Funktionsweise transparent machen, kein heimliches Tracking.
- Früh löschen: Standortdaten mit kurzer Frist automatisch entfernen.
- Alternative anbieten: Wo Standortprüfung nicht nötig ist, sollte sie deaktivierbar sein.
Was das für die Systemwahl bedeutet
Ein tragfähiges System macht die Standortprüfung optional und punktuell, speichert möglichst nur das Prüfergebnis und dokumentiert Korrekturen nachvollziehbar. Der Testsieger Aplano etwa erlaubt mobiles Stempeln per App mit Standortbezug beim Buchen, ohne die Beschäftigten dauerhaft zu orten – der Geofence prüft den Einsatzort im Moment der Erfassung. Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten ist das der praktikable Mittelweg: Verlässlichkeit der Buchung ohne Überwachung. Welche Erfassungswege sich sonst bewähren, zeigt der Beitrag Digitale Stempeluhr; die Systeme im Direktvergleich stehen im Systemvergleich.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung mit GPS in Deutschland erlaubt?
Ja, unter Bedingungen. Zulässig ist ein punktueller Standortabgleich im Moment des Ein- und Ausstempelns (Geofencing) mit Rechtsgrundlage, Transparenz und kurzer Löschfrist. Nicht zulässig ist eine dauerhafte Ortung über die gesamte Arbeitszeit, weil daraus ein Bewegungsprofil entsteht.
Was ist der Unterschied zwischen GPS-Tracking und Geofencing?
Geofencing prüft einmalig beim Stempeln, ob sich das Gerät innerhalb eines definierten Bereichs um den Einsatzort befindet. GPS-Tracking im engeren Sinn verfolgt die Position fortlaufend. Für die Zeiterfassung ist nur der punktuelle Geofence-Abgleich verhältnismäßig.
Brauche ich die Zustimmung der Mitarbeiter für GPS-Stempeln?
Eine reine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis wegen der Weisungsbefugnis schwer als freiwillig nachweisbar. Besser trägt eine Betriebsvereinbarung oder – ohne Betriebsrat – ein dokumentiertes berechtigtes Interesse mit Interessenabwägung. Informiert werden müssen die Beschäftigten in jedem Fall vorab.
Quellen
- GPS-Zeiterfassung, Geofencing und Datensparsamkeit: dr-datenschutz.de
- Datenschutzrechtliche Zulässigkeit von GPS-Tracking im Arbeitsverhältnis: kolb-blickhan-partner.de
- § 26 BDSG (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext): gesetze-im-internet.de
- Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung): dsgvo-gesetz.de