Vergleich

Clockodo-Alternativen 2026: 7 Zeiterfassungs-Apps im Vergleich

Clockodo ist im deutschsprachigen Raum eine der bekanntesten Zeiterfassungen für Projekt- und Kundenzeiten. Wer vor allem Schichten plant, an einem festen Terminal stempelt oder nur die gesetzliche Arbeitszeit dokumentieren will, findet jedoch passendere oder günstigere Werkzeuge. Dieser Vergleich ordnet sieben Alternativen nach Einsatzzweck und Preis ein – mit Listenpreisen von den offiziellen Preisseiten, Stand 24. Oktober 2026.

Von Dr. Katharina Müller · 24. Oktober 2026

Clockodo im Kurzporträt

Clockodo ist eine Cloud-Zeiterfassung aus Deutschland, die Arbeitszeit und Projektzeit in einer Oberfläche zusammenführt. Erfasst wird per Stoppuhr oder manuell im Browser, über eine Desktop-App für Windows und macOS, per Smartphone-App für Android und iOS oder über eine Terminalanbindung. Die Daten synchronisieren sich zwischen allen Geräten.

Das Tarifmodell ist in zwei Linien geteilt. Die Linie „Arbeitszeit" deckt die gesetzliche Zeiterfassung ab: Stempeluhr, Stundenzettel, Pausenabzug, Sollstunden, Stundenkonten, Überstunden- und Urlaubsverwaltung. Die Linie „Projektzeit" ergänzt Kunden, Projekte und Leistungen, Projektberichte und Projektcontrolling sowie die Übergabe von Rechnungspositionen an Rechnungsprogramme. Die Plus-Varianten fügen jeweils Single Sign-On, priorisierten Service mit erweitertem SLA und – bei Pro Plus – Budget-Warnungen hinzu.

Clockodo lässt sich 14 Tage mit allen Funktionen und ohne Zahlungsdaten testen; ab 20 Nutzern gibt es ein individuelles Angebot. Wichtig für den Vergleich mit älteren Artikeln: Bei unserer Prüfung im Juli 2026 wurde der Pro-Tarif noch mit einem Aktionspreis von 8 € beworben, die Preisseite nennt im Oktober 2026 regulär 10 € bei monatlicher Zahlung.

Die Stärken liegen dort, wo Stunden einem Kunden zugeordnet und später abgerechnet werden: Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieur- und Planungsbüros, Beratungen. Wie diese Betriebe abrechenbare Stunden und Anwesenheitspflicht in einem Workflow verbinden, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung für Agenturen und Dienstleister.

Für wen sich eine Clockodo-Alternative lohnt

Clockodo ist kein schlechtes Werkzeug, aber eines mit klarem Schwerpunkt. Eine Funktion zur Dienst- oder Schichtplanung führt die Funktionsübersicht nicht. Daraus ergeben sich vier typische Situationen, in denen ein anderes Tool besser passt.

1. Schichtbetriebe mit Dienstplanung. Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Gebäudereinigung oder Logistik planen Schichten Wochen im Voraus und gleichen anschließend Soll und Ist ab. Läuft der Dienstplan in Excel oder einem zweiten Programm, werden Mitarbeitende, Abwesenheiten und Stundenkonten doppelt gepflegt. Hier sind Systeme im Vorteil, die Schichtplan und Stempelzeit in einer Datenbasis führen – etwa Aplano oder Papershift, oder Crewmeister und clockin über ein Zusatzmodul.

2. Betriebe mit fester Stempeluhr. In Produktion, Werkstatt oder Lager stempeln Beschäftigte am Eingang, oft mit Chip oder Karte. Clockodo bietet eine Terminalanbindung; Anbieter wie TimeTac führen dagegen eigene Terminal-Varianten mit Fingerabdruck, Chip oder NFC im Programm. Welche Erfassungswege sich für welchen Betriebstyp eignen, vergleicht der Beitrag Digitale Stempeluhr: Terminal, App oder Browser.

3. Sehr kleine Teams. Bei drei bis zehn Personen zählt jeder Euro. Hier lohnt der Blick auf Pauschalen: Timebutler rechnet als Flatrate ab, Crewmeister wirbt mit Preisen ab 1,50 € je Nutzer, Toggl Track ist bis drei Nutzer kostenlos. Umgekehrt verteuern Grundgebühren (TimeTac, Papershift) und Mindestpauschalen (clockin unter fünf Nutzern) kleine Teams überproportional.

4. Reine Arbeitszeiterfassung. Wer keine Kundenprojekte abrechnet, sondern die Pflicht aus dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) erfüllen will, braucht Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, Pausen, Stundenkonten und Urlaub. Das deckt Clockodo Basic für 4 € ab – Alternativen können aber günstiger sein oder Funktionen mitbringen, die im Schichtalltag wichtiger sind als Projektcontrolling. Den Unterschied der beiden Disziplinen erklärt Projektzeiterfassung vs. Arbeitszeiterfassung.

7 Clockodo-Alternativen im Vergleich

Die Tabelle nennt die Einstiegspreise mit Arbeitszeiterfassung laut offizieller Preisseite des jeweiligen Anbieters, abgerufen am 24. Oktober 2026. Alle Preise netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Wo Anbieter Mengen- oder Laufzeitrabatte geben, ist die Bedingung angegeben.

Lesehilfe: „MA" steht für Mitarbeitende, „Nutzer" für die Abrechnungseinheit des jeweiligen Anbieters. Crewmeister gibt an, dass der Preis je Nutzer mit steigender Mitarbeiterzahl sinkt; für kleinere Teams liegt er über dem „ab"-Preis. Toggl Track rechnet in US-Dollar ab. Für Kleinstteams mit sehr einfachen Abläufen kann auch eine Tabelle genügen – siehe Excel-Vorlage zur Zeiterfassung; sie prüft allerdings weder Pausen noch Höchstarbeitszeit automatisch.

Die Alternativen im Einzelnen

Aplano: Dienstplan und Zeiterfassung in einem System

Aplano kommt aus der Schichtplanung und ergänzt sie um Zeiterfassung im Browser, per App oder am Tablet-Terminal mit RFID oder Fingerprint; Geofencing ist möglich. Geplante Schichten und gestempelte Zeiten laufen in dieselben Stundenkonten, Abwesenheiten und Urlaubskonten werden mitgeführt, und das System weist auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach dem Arbeitszeitgesetz hin. Zeiterfassung und automatische Schichtplanung gehören zum Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; die reine Planung beginnt bei 0,50 €. Getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte. Eine Projektzeiterfassung mit Kundenabrechnung wie bei Clockodo ist nicht der Schwerpunkt. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Details stehen im Testbericht.

TimeTac: modular, mit eigener Terminal-Hardware

TimeTac trennt die Linien Arbeitszeit und Projektzeit und bietet je drei Stufen (Essential, Standard, Advanced). Arbeitszeit Essential kostet 5,00 € je Nutzer und Monat, im Jahresabo 4,50 €; Standard mit Gesetzeskonformitätsprüfung, Freigabe-Workflows, Überstundenlogik und Geofencing kostet 9,00 € bzw. 8,00 €. Hinzu kommt eine Grundgebühr von 20 € im Monat; wer beide Linien kombiniert, erhält laut Preisrechner 10 Prozent Kombi-Rabatt. Für stationäres Stempeln nennt TimeTac Terminals mit Fingerabdruck oder Chip, NFC-Erfassung und einen Projektzeit-Würfel. Damit ist TimeTac die naheliegende Wahl für Betriebe, die Clockodos Projektlogik behalten, aber an festen Terminals stempeln wollen.

Crewmeister: günstiger Baukasten

Crewmeister staffelt in Go (ab 1,50 €), Easy (ab 2,00 €, mit Urlaubsplaner und Überstundenkonto) und Pro (ab 3,00 €, mit erweiterter Projektzeiterfassung und Terminalvarianten). Die „ab"-Preise gelten nach Anbieterangabe für 50 Mitarbeitende bei jährlicher Zahlung; bei monatlicher Zahlung nennt die Seite 1,65 €, 2,20 € und 3,30 €. Ein Schichtplaner ist als Zusatzmodul ab 2 € je Nutzer buchbar. Die Testphase dauert 14 Tage und endet automatisch. Für Betriebe, die vor allem einen niedrigen Preis je Kopf suchen, ist Crewmeister der direkteste Gegenentwurf zu Clockodo.

Timebutler: Flatrate für kleine Teams

Timebutler verzichtet auf Tarifstufen: Alle Funktionen sind enthalten, abgerechnet wird nach Teamgröße. Bis fünf Personen kostet es 29,95 € im Monat, bis 35 Personen 59,95 €, jede weitere Person 1,39 €; ab 200 Nutzern gibt es ein individuelles Angebot. Die Testphase ist mit sechs Wochen ungewöhnlich lang. Der Schwerpunkt liegt auf Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Zeiterfassung; Projektcontrolling und Schichtplanung gehören nicht zum Kern. Rechnerisch wird Timebutler ab etwa 15 Personen je Kopf günstiger als Clockodo Basic.

clockin: Zeiterfassung für Handwerk und Außendienst

clockin bietet Team Starter (3,99 € monatlich, 3,79 € bei zwölf und 3,59 € bei 24 Monaten Laufzeit), Team Pro (6,99 €, mit Projektzeiten) und Team Expert (9,99 €, mit digitalen Projektakten, Checklisten und Formularen). Unter fünf Nutzern fällt eine Plattform-Pauschale von 10 € im Monat an. Gestempelt wird per App oder am Tablet-Terminal; Schichtplanung ist als Add-on ab 27 € im Monat erhältlich. Die Stärke liegt in der Baustellen- und Auftragsdokumentation, wie sie im Leitfaden Zeiterfassung im Handwerk beschrieben ist.

Toggl Track: Projektzeit ohne deutsche Arbeitszeitlogik

Toggl Track ist ein international verbreiteter Timer für Projekt- und Abrechnungszeiten. Bis drei Nutzer ist es kostenlos, Starter kostet 9 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher und 12 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, Premium 16 bzw. 24 US-Dollar; Urlaubsverwaltung ist als Add-on für 2 US-Dollar buchbar. Für Freelancer und kleine Projektteams ist Toggl eine echte Clockodo-Alternative. Wer dagegen Sollstunden, Überstundenkonten und Pausenregeln nach deutschem Recht abbilden muss, findet diese Logik bei den deutschsprachigen Anbietern direkter.

Papershift: Personalplanung mit Grundgebühr

Papershift rechnet je Mitarbeiter ab: Core 4,00 € (Zeiterfassung und Personalakte), Premium 6,00 € (mit Dienstplanung) und Professional 9,00 € (mit vollautomatischer Planung), bei jährlicher Zahlung jeweils 10 Prozent weniger. Dazu kommt ein verpflichtendes Supportpaket von mindestens 39 € im Monat. Bei 16 Mitarbeitenden ergibt Core damit monatlich 64 € plus 39 €. Für kleinere Teams bis 15 Mitarbeitende verweist Papershift auf eine eigene Light-Variante. Durch die Grundgebühr wird Papershift erst bei größeren Teams preislich konkurrenzfähig.

Kostenbeispiel: 12 Mitarbeitende ohne Projektzeit

Ein Café oder eine Praxis mit zwölf Beschäftigten braucht Arbeitszeiterfassung, Stundenkonten und Urlaub, aber keine Projektabrechnung. Die folgende Rechnung nutzt die monatlichen Listenpreise ohne Laufzeitrabatt.

Die reinen Lizenzkosten liegen eng beieinander. Den Unterschied macht, was im Preis steckt: Ein Schichtbetrieb, der für Clockodo zusätzlich ein Planungstool braucht, zahlt zwei Systeme. Crewmeister fehlt in der Rechnung, weil die Preisseite nur „ab"-Preise für 50 Mitarbeitende nennt; Toggl Track, weil Stundenkonten nicht zum Kern gehören. Weitere Rechenbeispiele für kleine Betriebe enthält die Seite Zeiterfassung für Kleinbetriebe.

So wechseln Sie von Clockodo

1. Bedarf klären: Werden Projektzeiten wirklich an Kunden abgerechnet? Wenn nein, reicht ein Tool mit Arbeitszeit-Schwerpunkt.
2. Daten exportieren: Zeiteinträge, Stundenkonten-Salden und Urlaubsansprüche zum Stichtag als CSV oder Excel sichern. Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren – auch nach dem Wechsel.
3. Stichtag wählen: am besten Monats- oder Quartalsende, damit Salden sauber übernommen werden.
4. Parallel testen: Die meisten Anbieter erlauben 14 Tage Test, Timebutler sechs Wochen. Ein Team stempelt eine Woche doppelt, dann wird verglichen.
5. Mitbestimmung beachten: Mit Betriebsrat ist die Einführung einer technischen Zeiterfassung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig – auch beim Systemwechsel.

Einen vollständigen Überblick über elf Systeme mit Bewertungen und Prüfpunkten bietet der Systemvergleich.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.