Beschäftigungsformen

Werkstudent: Arbeitszeit, 20-Stunden-Regel und Werkstudentenprivileg

Werkstudenten sind für Betriebe günstig und für Studierende attraktiv – solange eine Zahl stimmt: 20 Stunden pro Woche in der Vorlesungszeit. Wer sie überschreitet, verliert das Werkstudentenprivileg rückwirkend. Belegen lässt sich die Grenze nur mit einer Zeiterfassung, die Wochen, Tageszeiten und Semester kennt.

Von Dr. Katharina Müller · 16. September 2026

Was das Werkstudentenprivileg regelt

Ein Werkstudent ist eine ordentlich immatrikulierte Person, die neben dem Studium gegen Entgelt beschäftigt ist – als Arbeitnehmer, mit Arbeitsvertrag, Lohnsteuer und allen Rechten aus dem Arbeitsrecht. Sozialversicherungsrechtlich gilt eine Besonderheit: Nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V sind Studierende in einer Beschäftigung während des Studiums krankenversicherungsfrei; daran hängen über § 20 Abs. 1 SGB XI die Pflegeversicherung und über § 27 Abs. 4 SGB III die Arbeitslosenversicherung. Das ist das Werkstudentenprivileg. Es befreit nicht von der Rentenversicherung: Dort gilt die normale Versicherungspflicht mit 18,6 Prozent des Entgelts, von denen Betrieb und Werkstudent je 9,3 Prozent tragen.

Der Grund für das Privileg ist die Annahme, dass Zeit und Arbeitskraft überwiegend dem Studium gehören. Die Sozialversicherungsträger machen diese Annahme an einer Zahl fest – und genau deshalb ist die Arbeitszeit hier keine Nebensache, sondern das Tatbestandsmerkmal.

Für den Betrieb heißt das: Auf ein Entgelt von 1.200 Euro entfallen bei einem Werkstudenten rund 112 Euro Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung plus Umlagen, bei einer regulären Teilzeitkraft mit denselben Stunden rund 250 Euro Sozialversicherungsbeiträge. Die Differenz ist der Grund, warum die Rentenversicherung bei Betriebsprüfungen genau hinsieht.

Die 20-Stunden-Regel – und ihre drei Ausnahmen

Während der Vorlesungszeit darf die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht überschreiten. Maßgeblich sind die offiziellen Vorlesungszeiten der Hochschule, nicht der individuelle Stundenplan; ein Semester mit wenigen Präsenzterminen ändert an der Grenze nichts. Mehrere Beschäftigungen werden zusammengerechnet – wer 15 Stunden im Betrieb und 8 Stunden als Hilfskraft an der Hochschule arbeitet, liegt bei 23.

Über 20 Stunden hinaus bleibt das Privileg in drei Konstellationen erhalten:

Die 26-Wochen-Regel ist die Obergrenze für alle Ausnahmen zusammen: Werden in einem Zeitjahr an mehr als 26 Wochen – 182 Kalendertagen – mehr als 20 Stunden gearbeitet, ist die Person kein Werkstudent mehr, sondern regulär beschäftigt. Das Zeitjahr ist kein Kalenderjahr; es wird vom voraussichtlichen Ende der aktuellen Beschäftigung zwölf Monate zurückgerechnet. Beschäftigungen bei früheren Arbeitgebern zählen mit, weshalb die Frage nach Vorbeschäftigungen in den Personalfragebogen gehört.

Häufiger Irrtum: „In den Semesterferien darf unbegrenzt gearbeitet werden, das zählt nicht." Vollzeit in der vorlesungsfreien Zeit ist zulässig – aber auch diese Wochen laufen in den 26-Wochen-Zähler. Wer zwei Semesterferien à acht Wochen voll arbeitet und im Semester regelmäßig abends 25 Stunden leistet, reißt die Grenze im Laufe des Zeitjahres, ohne dass es jemandem auffällt.

Wer kein Werkstudent ist

Das Privileg setzt ein ordentliches Studium voraus. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung grenzen in ihrem gemeinsamen Rundschreiben zur versicherungsrechtlichen Beurteilung beschäftigter Studenten mehrere Gruppen aus:

• Urlaubssemester: Wer beurlaubt ist, studiert in diesem Zeitraum nicht – die Beschäftigung ist voll versicherungspflichtig.
• Promotion: Doktoranden sind keine ordentlich Studierenden im Sinne der Regel, auch wenn sie immatrikuliert sind.
• Duales Studium: Studierende in ausbildungs- und praxisintegrierten dualen Studiengängen gelten als zur Berufsausbildung Beschäftigte und sind in allen Zweigen versicherungspflichtig.
• Mehr als 25 Fachsemester: Ab dem 26. Fachsemester wird widerleglich vermutet, dass das Studium nicht mehr im Vordergrund steht; ein Nachweis über bevorstehenden Abschluss kann die Vermutung entkräften.
• Zwischen zwei Abschlüssen: In der Lücke zwischen Bachelorabschluss und Masterbeginn besteht kein Studium; das Privileg entfällt, bis die neue Immatrikulation wirksam ist.
• Nach der Exmatrikulation: Mit dem Ende des Studiums – dem Tag der schriftlichen Mitteilung des Gesamtergebnisses, spätestens der Exmatrikulation – endet die Versicherungsfreiheit sofort.

Für Studierende aus Nicht-EU-Staaten kommt das Aufenthaltsrecht hinzu: § 16b Abs. 3 AufenthG erlaubt 140 volle oder 280 halbe Arbeitstage im Jahr; das Werkstudentenprivileg gilt für sie in gleicher Weise, die Tage sind aber ein zweiter Zähler, den die Erfassung mitführen muss.

Arbeitsrecht: Was uneingeschränkt gilt

Die sozialversicherungsrechtliche Sonderstellung ändert am Arbeitsrecht nichts. Werkstudenten sind Arbeitnehmer mit allen Folgen:

Der Mindestlohn ist der Punkt, an dem Werkstudenten und Zeiterfassung sich ein zweites Mal berühren: Ohne Aufzeichnung der tatsächlichen Stunden lässt sich weder belegen, dass er eingehalten wurde, noch, dass die 20-Stunden-Grenze stand. Wie die Pausen dabei zu erfassen sind, beschreibt der Beitrag Pausen richtig erfassen.

Krankenversicherung und Verdienstgrenzen aus Sicht der Studierenden

Weil die Beschäftigung krankenversicherungsfrei ist, muss die Krankenversicherung anders laufen. Bis zum 25. Geburtstag ist meist die Familienversicherung über die Eltern möglich – aber nur, solange das regelmäßige Gesamteinkommen 2026 nicht über 565 Euro im Monat liegt (ein Siebtel der Bezugsgröße von 3.955 Euro); bei einem Minijob gilt die Grenze von 603 Euro. Ein Werkstudentenjob mit 20 Stunden zum Mindestlohn bringt rund 1.200 Euro und liegt deutlich darüber. Dann greift die studentische Krankenversicherung mit einem festen Beitrag, die unabhängig von der Zahl der Fachsemester bis zum Ende des Semesters gilt, in dem das 30. Lebensjahr vollendet wird. Danach bleibt nur die freiwillige Versicherung.

Eine Verdienstobergrenze kennt das Werkstudentenprivileg selbst nicht – begrenzt ist die Zeit, nicht das Geld. Wer BAföG bezieht, muss allerdings den dortigen Einkommensfreibetrag im Blick behalten, der sich an der Minijob-Grenze orientiert; Einkommen darüber wird auf die Förderung angerechnet.

Was die Zeiterfassung belegen muss

Bei der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV, die die Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre durchführt, wird der Werkstudentenstatus anhand von drei Unterlagen geprüft: Immatrikulationsbescheinigung je Semester, Vorlesungszeiten der Hochschule und die Arbeitszeitaufzeichnungen. Fehlt eine davon oder zeigen die Aufzeichnungen dauerhaft mehr als 20 Wochenstunden in der Vorlesungszeit, wird die Beschäftigung rückwirkend als versicherungspflichtig eingestuft – mit Nachforderung der Beiträge zu Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz bis zu 30 Jahre (§ 25 SGB IV). Den Arbeitnehmeranteil kann der Betrieb nach § 28g SGB IV nur für die nächsten drei Abrechnungen einbehalten; der Rest bleibt bei ihm hängen.

Die meisten Zeiterfassungssysteme liefern die Tagesbuchungen und Wochensummen; die Semesterzeiten und den 26-Wochen-Zähler muss die Personalabteilung in der Regel daneben führen. In Aplano stempeln Werkstudenten per App, Browser oder am Terminal, die Wochen- und Monatssummen laufen in die Stundenkonten, Pausenregeln werden hinterlegt und jede Korrektur bleibt im Änderungsprotokoll nachvollziehbar; Auswertungen lassen sich nach Person und Zeitraum exportieren, sodass die Wochen über 20 Stunden mit wenigen Klicks ausgezählt sind. Zeiterfassung und Auswertungen gehören zum Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte, das Abonnement ist monatlich kündbar. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Welche Systeme sonst in Frage kommen, zeigt der Systemvergleich; wie sich Werkstudenten von Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten im Einzelhandel unterscheiden, behandelt Zeiterfassung im Einzelhandel.

Sechs Regeln für den Betrieb

1. Vertragliche Wochenstunden unter 20 festlegen – und Mehrarbeit ausdrücklich an eine Freigabe binden.
2. Immatrikulationsbescheinigung semesterweise anfordern, mit Wiedervorlage vor jedem Semesterbeginn.
3. Vorlesungszeiten der Hochschule hinterlegen, nicht die Angaben der Person.
4. Vorbeschäftigungen im Zeitjahr abfragen – schriftlich, mit Unterschrift.
5. Wochensummen monatlich prüfen und die Wochen über 20 Stunden zählen.
6. Statuswechsel sofort melden: Exmatrikulation, Urlaubssemester und Abschluss beenden das Privileg am selben Tag – Personengruppenschlüssel 106 wird dann zu 101.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.