Branchen-Ratgeber

Zeiterfassung im Einzelhandel: Pflichten, Filialalltag und Erfassungswege

Hohe Teilzeitquote, Aushilfen an Samstagen, Springer zwischen Filialen: Der Handel erfasst Arbeitszeit unter Bedingungen, für die Bürolösungen nicht gebaut sind. Was gilt – und was in der Filiale funktioniert.

Von Dr. Katharina Müller · 7. August 2026 · Aktualisiert am 7. August 2026

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch im Einzelhandel?

Ja – die Pflicht gilt im Einzelhandel uneingeschränkt, unabhängig von Betriebsgröße, Filialzahl und Beschäftigungsform. Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, den das Bundesarbeitsgericht im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) im Licht der EuGH-Entscheidung C-55/18 ausgelegt hat. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.

Für den Handel folgt daraus eine unbequeme Klarstellung: Der klassische Schichtplan am schwarzen Brett genügt nicht. Er dokumentiert die geplante Zeit, nicht die geleistete – und die beiden fallen im Filialalltag regelmäßig auseinander, sobald eine Kundin fünf Minuten vor Ladenschluss noch an die Kasse kommt. Was der Umstieg vom Plan zur Erfassung praktisch bedeutet, ordnet der Beitrag BAG-Urteil zur Zeiterfassung ein.

Warum gilt § 17 MiLoG im Handel, obwohl er nicht im Branchenkatalog steht?

Weil § 17 MiLoG zwei verschiedene Gruppen erfasst – und der Handel über die zweite Gruppe hineinfällt. Absatz 1 der Vorschrift verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erstens in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – dort für die gesamte Belegschaft – und zweitens branchenunabhängig für alle geringfügig Beschäftigten außerhalb von Privathaushalten.

Der Einzelhandel steht nicht im Branchenkatalog; Bau, Gastgewerbe, Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft und das Wach- und Sicherheitsgewerbe schon. Für Vollzeitkräfte im Handel gilt die Sieben-Tage-Frist damit nicht. Sie gilt aber für jeden Minijob – und der Handel gehört zu den Branchen mit den meisten geringfügig Beschäftigten. Praktisch führt das zu einer unglücklichen Zweiteilung, wenn man sie zulässt: strenge Fristen für die Aushilfe am Samstag, lockere Handhabung für die Filialleitung. Betriebe fahren besser, wenn sie die Sieben-Tage-Logik für alle anwenden.

Ausgenommen von der MiLoG-Dokumentation sind nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nur Beschäftigte mit verstetigtem Monatsentgelt über 4.461 € brutto – oder über 2.974 €, wenn dieses Entgelt nachweislich zwölf Monate gezahlt wurde – sowie mitarbeitende enge Familienangehörige. Im Handel greift das selten.

Was zählt in der Filiale als Arbeitszeit?

Als Arbeitszeit zählt die gesamte Zeit vom Beginn bis zum Ende der Tätigkeit ohne Ruhepausen – und damit deutlich mehr als die Öffnungszeit. Diese Unterscheidung ist der häufigste Streitpunkt im Handel, weil der Dienstplan sich an den Öffnungszeiten orientiert, die Arbeitszeit sich aber davor und danach fortsetzt.

• Vorbereitung vor Ladenöffnung: Aufschließen, Kasse anmelden, Ware auf die Fläche bringen.
• Warenannahme: häufig vor Öffnung oder in Randzeiten, oft von wechselnden Personen erledigt.
• Kassenabschluss und Abschlussarbeiten: der klassische Fall der „zehn Minuten, die niemand bucht“ – über ein Jahr gerechnet ergibt das bei sechs Tagen pro Woche rund 50 Stunden je Person.
• Inventur: planbare Sonderzeit, die häufig außerhalb der regulären Schicht liegt und deshalb gesondert erfasst werden sollte.
• Wege zwischen Filialen: Fahrzeiten, die auf Weisung während der Schicht anfallen, sind Arbeitszeit – der Weg von zu Hause zur Stammfiliale dagegen nicht.

Ruhepausen zählen nicht zur Arbeitszeit: Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten einzulegen. Ein automatischer Pauschalabzug ist deshalb riskant – fällt die Pause im Kundenandrang aus, dokumentiert das System eine Zeit, die es nie gab. Sauberer ist ein gebuchter Pausenbeginn oder wenigstens eine Korrekturmöglichkeit im Nachgang.

Was gilt bei Arbeit auf Abruf und flexiblen Einsätzen?

Bei Arbeit auf Abruf setzt § 12 TzBfG vier Grenzen, die im Handel regelmäßig unterschätzt werden. Erstens ist die Person zur Arbeitsleistung nur verpflichtet, wenn ihr die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wurde. Zweitens muss der Vertrag eine bestimmte wöchentliche und tägliche Arbeitszeit festlegen; fehlt die Wochenangabe, gelten 20 Stunden als vereinbart. Drittens ist die Person bei fehlender Angabe zur täglichen Dauer für mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden einzusetzen. Viertens muss der Zeitrahmen aus Referenzstunden und Referenztagen feststehen, innerhalb dessen überhaupt abgerufen werden darf.

Die Zeiterfassung ist hier mehr als Dokumentation: Sie ist der Nachweis, dass der Einsatz innerhalb des vereinbarten Rahmens lag. Wer den Aushilfeneinsatz nur mündlich abstimmt und die Stunden am Monatsende aus dem Gedächtnis notiert, hat im Streitfall keine Grundlage. In Tarifbetrieben des Einzelhandels können zusätzlich konkretere Ankündigungsfristen gelten; der Tarifvertrag geht dann vor.

Wie werden Sonntage und Feiertage richtig erfasst?

Verkaufsoffene Sonntage sind landesrechtlich geregelt – die Ladenöffnungsgesetze der Länder legen fest, wie viele es pro Jahr gibt und unter welchen Voraussetzungen. Arbeitszeitrechtlich gilt bundeseinheitlich § 11 ArbZG: Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben, und für jeden gearbeiteten Sonntag ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren; bei Feiertagsarbeit beträgt die Frist acht Wochen.

Für die Praxis heißt das: Zwei Zähler gehören in die Auswertung – gearbeitete Sonntage je Person und die daraus offenen Ersatzruhetage. Beides lässt sich aus einer sauberen Zeiterfassung automatisch ableiten, in einer Excel-Liste dagegen nur mit erheblichem Aufwand. Wer Zuschläge zahlt, braucht die Stunden ohnehin nach Tagesart getrennt; wie Zuschlagslogik und Stundenkonten zusammenspielen, beschreibt der Beitrag Arbeitszeitkonto führen.

Welcher Erfassungsweg passt in die Filiale?

Der passende Weg ergibt sich aus zwei Fragen: Gibt es einen festen Ort, an dem alle vorbeikommen? Und wechseln Personen zwischen Filialen? Für den Handel führt das fast immer zu einer Kombination.

1. Feste Station im Backoffice oder an der Kasse. Ein handelsübliches Tablet mit PIN- oder Chip-Anmeldung ist der zuverlässigste Weg, weil er niemanden auf ein privates Gerät angewiesen macht – wichtig bei Aushilfen und Werkstudierenden. Die Varianten vergleicht der Beitrag Digitale Stempeluhr.
2. App für Springer. Wer in mehreren Filialen aushilft, stempelt am eigenen Gerät. Die Nutzung des privaten Smartphones darf allerdings nicht erzwungen werden; die Station bleibt die Alternative. Zur Standortprüfung beim Stempeln gilt der Rahmen aus dem Beitrag GPS und Geofencing – Standortabgleich beim Buchen ja, Dauerortung nein.
3. Auswertung je Filiale. Sobald mehr als ein Standort existiert, muss die Auswertung nach Filiale und nach Person funktionieren. Fehlt diese Trennung, wird die Monatsabrechnung zur Handarbeit.

Datenschutzrechtlich bleibt der Rahmen derselbe wie in jeder Branche: Zweckbindung, Datensparsamkeit, Löschkonzept – im Detail im Beitrag Zeiterfassung und DSGVO. Besteht ein Betriebsrat, ist die Ausgestaltung des Systems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Aplano im Handelseinsatz: die Fakten

Aplano ist eine deutsche Cloud-Software, die Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System führt – im Handel der entscheidende Punkt, weil Plan und Ist sonst in zwei Werkzeugen liegen. Für Filialbetriebe relevant: Die Stempeluhr läuft auf einem handelsüblichen Tablet mit PIN, RFID-Chip oder Fingerabdruck, alternativ wird per App oder Browser gestempelt; Standorte lassen sich getrennt auswerten, und Stundenkonten sowie Abwesenheiten laufen aus denselben Buchungen mit. Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeiter und Monat, der Vertrag ist monatlich kündbar, die Testphase läuft 14 Tage ohne Kreditkarte. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Details und Grenzen im Testsieger-Bericht; Alternativen zeigt der Systemvergleich, Kostenbeispiele für kleine Filialen die Seite Kleinbetriebe.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.