Recht & Praxis

eAU für Arbeitgeber: Krankmeldung digital abrufen – Ablauf & Pflichten

Seit 2023 holen Arbeitgeber die Krankschreibung gesetzlich versicherter Beschäftigter selbst bei der Krankenkasse ab. Die Krankmeldung am Morgen ersetzt das nicht, der Abruf hat Regeln, und für die Zeiterfassung zählt am Ende nur eines: welche Stunden ohne die Krankheit angefallen wären. Stand 28. September 2026.

Von Dr. Katharina Müller · 28. September 2026

Was ist die eAU – und was hat sich für Arbeitgeber geändert?

Die eAU ist das elektronische Meldeverfahren, mit dem Arztpraxen Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse übermitteln und Arbeitgeber diese Daten dort abrufen. Der „gelbe Schein“ in dreifacher Ausfertigung ist damit für gesetzlich Versicherte weggefallen. Rechtsgrundlage auf Arbeitgeberseite ist § 109 SGB IV: Nach Eingang der Daten erstellt die Krankenkasse eine Meldung zum Abruf. Auf Beschäftigtenseite regelt § 5 Abs. 1a EFZG, dass gesetzlich Versicherte die Bescheinigung nicht mehr vorlegen müssen – sie müssen die Arbeitsunfähigkeit aber zu denselben Zeitpunkten feststellen lassen wie bisher und sich eine Papierausfertigung für die eigenen Unterlagen aushändigen lassen.

Verändert hat sich also der Weg des Nachweises, nicht die Pflichtenkette. Die folgende Übersicht stellt beide Verfahren nebeneinander:

Wichtig für die Organisation: Die eAU sagt dem Betrieb nicht, dass jemand fehlt. Das erfährt er weiterhin durch den Anruf oder die Nachricht am Morgen. Die Krankenkasse liefert nur den Nachweis, und zwar erst auf Anfrage.

Für wen gilt die eAU nicht?

Die eAU gilt nur für Beschäftigte, die gesetzlich krankenversichert sind und von einem Arzt mit Kassenzulassung krankgeschrieben werden. Für alle anderen Konstellationen bleibt es beim Nachweis auf Papier nach § 5 Abs. 1 EFZG.

Gewerbliche Minijobs sind dagegen nicht ausgenommen: Auch für sie ruft der Arbeitgeber die eAU ab. Zusätzlich darf die Minijob-Zentrale die Daten für das Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz anfordern (§ 109 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Beim Kinderkrankengeld lohnt ein Blick auf den Umfang: Im Kalenderjahr 2026 besteht der Anspruch für bis zu 15 Arbeitstage je Kind, für Alleinerziehende bis zu 30, insgesamt höchstens 35 beziehungsweise 70 Arbeitstage (§ 45 Abs. 2a SGB V). Für diese Tage gibt es gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung (§ 45 Abs. 3 SGB V), keine Entgeltfortzahlung.

Wie ruft der Arbeitgeber die eAU ab?

Der Arbeitgeber ruft die eAU über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe bei der Krankenkasse der beschäftigten Person ab. Die Ausfüllhilfe für Betriebe ohne eigene Abrechnungssoftware ist das SV-Meldeportal; das frühere sv.net ist seit Juli 2024 nicht mehr nutzbar. Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten, etwa ein Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei, darf dieser die Daten verarbeiten (§ 109 Abs. 1 Satz 4 SGB IV). Der Ablauf in fünf Schritten:

1. Krankmeldung: Die beschäftigte Person teilt Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer mit, auf dem im Betrieb festgelegten Weg.
2. Feststellung: Die Arztpraxis stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten über die Telematikinfrastruktur an die Krankenkasse (§ 295 Abs. 1 SGB V). Die Patientin oder der Patient erhält eine Papierausfertigung.
3. Anfrage: Der Arbeitgeber schickt eine Anforderung an die Krankenkasse. Im Feld „Abwesenheit_ab_AG“ gibt er den ersten Tag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit an, bei einer Verlängerung den ersten Tag nach dem Ende der bisherigen eAU.
4. Prüfung: Die Krankenkasse prüft, ob sie zuständig ist und ob eine Arbeitsunfähigkeit oder ein stationärer Aufenthalt zu diesem Beginn passt – auch dann, wenn der angefragte Tag in eine laufende Arbeitsunfähigkeit fällt oder vor deren Beginn liegt.
5. Rückmeldung: Die Krankenkasse antwortet mit einem Kennzeichen von 1 bis 9 und, wenn vorhanden, den Daten der Bescheinigung. Überschneiden sich mehrere Zeiträume, kommen mehrere eAU auf eine Anfrage zurück.

Berechtigt ist der Abruf nach den Grundsätzen des GKV-Spitzenverbands nur, wenn für den angefragten Zeitraum ein Beschäftigungsverhältnis besteht oder bestand und die beschäftigte Person die Arbeitsunfähigkeit vorab gemeldet hat. Ein vorsorglicher Abruf für die ganze Belegschaft ist unzulässig.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Abruf?

Der richtige Zeitpunkt für den eAU-Abruf ist frühestens ein Kalendertag nach der ärztlichen Feststellung, weil die Praxis die Daten zeitversetzt an die Krankenkasse übermittelt. Ab wann eine Feststellung sicher vorliegt, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber die Bescheinigung schon vor dem vierten Tag verlangt. Die Verfahrensbeschreibung des GKV-Spitzenverbands nennt dafür folgende Zeitpunkte:

Abrufe sind auch rückwirkend möglich, und zwar innerhalb der Verjährung von vier Jahren nach Ablauf des betroffenen Kalenderjahres, aber nicht für Zeiträume vor dem 1. Oktober 2021. Praktisch heißt das: Die Lohnabrechnung muss nicht am Tag der Krankmeldung reagieren. Viele Betriebe bündeln die Abrufe zu einem festen Termin in der Woche und spätestens vor dem Abrechnungslauf. Ein zu früher Abruf erzeugt dagegen fast immer die Rückmeldung „Nachweis liegt nicht vor“ und damit Nacharbeit auf beiden Seiten.

Welche Rückmeldungen gibt die Krankenkasse?

Die Krankenkasse antwortet auf jede berechtigte Anfrage mit einem „Kennzeichen der Rückmeldung“. Die Werte 4, 7 und 9 sind nur Zwischennachrichten: Geht bei der Krankenkasse innerhalb von 14 Kalendertagen (Kennzeichen 4 und 9) oder 28 Kalendertagen (Kennzeichen 7) eine passende Bescheinigung ein, schickt sie die Daten ohne neue Anfrage nach. Danach kommt nichts mehr.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt Version 3.0 der Grundsätze, vom Bundesarbeitsministerium am 5. Mai 2026 genehmigt. Das Kennzeichen 6 heißt dann „Sonderfall“ und umfasst neben teilstationären Behandlungen auch ganztägig ambulante und mobile Reha-Maßnahmen. Die übrigen Kennzeichen bleiben.

Bleibt es nach 14 Tagen bei „Nachweis liegt nicht vor“, ist das zunächst ein Klärungsfall, kein Beweis für unentschuldigtes Fehlen. Häufige Ursachen sind ein falsch angegebener Beginn, ein Arztbesuch erst nach dem angefragten Tag, eine Privatpraxis oder eine Störung in der Praxis. Die Papierausfertigung, die Beschäftigte nach § 5 Abs. 1a Satz 2 EFZG erhalten, hilft in solchen Fällen, den Zeitraum schnell abzugleichen.

Wie fließt die Krankmeldung in Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto ein?

In der Zeiterfassung wird ein Krankheitstag mit der Arbeitszeit gebucht, die die beschäftigte Person ohne die Krankheit gearbeitet hätte. Das folgt aus dem Lohnausfallprinzip des § 4 Abs. 1 EFZG: Fortzuzahlen ist das Entgelt für die „maßgebende regelmäßige Arbeitszeit“. Im Arbeitszeitkonto bleibt der Saldo dadurch neutral – die Krankheit baut weder Plus- noch Minusstunden auf. Ein Abzug vom Zeitguthaben würde die Entgeltfortzahlung unterlaufen; von den Vorschriften des Gesetzes darf nach § 12 EFZG nicht zuungunsten der Beschäftigten abgewichen werden.

Für die Zeiterfassung ergeben sich daraus drei praktische Regeln. Erstens braucht das System eine eigene Abwesenheitsart „krank“, die die Sollzeit des Tages automatisch gutschreibt, statt eine Stempelung zu erwarten. Zweitens sollte der Zeitraum nach dem eAU-Abruf abgeglichen werden: Die Krankmeldung am Morgen nennt oft nur eine voraussichtliche Dauer, die eAU liefert Beginn und Ende. Drittens hilft die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung dabei, den Sechs-Wochen-Zeitraum des § 3 Abs. 1 EFZG im Blick zu behalten. Ob eine neue Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht, lässt sich aus der eAU allerdings nicht ablesen, weil sie keine Diagnose enthält. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht außerdem erst nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis (§ 3 Abs. 3 EFZG).

Wie Salden, Kappungsgrenzen und Ausgleichszeiträume sauber geführt werden, beschreibt der Beitrag Arbeitszeitkonto führen. Warum ohnehin jede Arbeitszeit aufgezeichnet werden muss, erklärt der Beitrag BAG-Urteil zur Zeiterfassung.

Welche Daten darf der Arbeitgeber sehen – und wer im Betrieb?

Die eAU enthält keine Diagnose. Nach § 109 Abs. 1 SGB IV erhält der Arbeitgeber nur fünf Angaben: den Namen, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe, ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall vorliegen. Der Unfallhinweis ist für den Arbeitgeber relevant, weil der Schadensersatzanspruch gegen einen Unfallverursacher in Höhe der Entgeltfortzahlung auf ihn übergehen kann (§ 6 EFZG).

Auch ohne Diagnose ist schon die Tatsache, dass jemand arbeitsunfähig ist, ein Gesundheitsdatum im Sinne des Art. 9 DSGVO. Daraus folgen klare Regeln für den Betrieb:

• Dienstplan und Team-Chat: Für Kolleginnen und Kollegen genügt „abwesend“. Der Grund gehört nicht in den Plan, den alle sehen.
• Zugriffsrechte: eAU-Daten sehen nur die Personen, die sie für Lohnabrechnung und Personalverwaltung brauchen.
• Keine Nachfragen zur Diagnose: Beschäftigte müssen den Grund der Krankheit nicht nennen, auch nicht bei der Krankmeldung am Telefon.
• Aufbewahrung begrenzen: Abrufdaten gehören in die Abrechnungsunterlagen, nicht in lose Exporte oder E-Mails.

Was die DSGVO für Zeiterfassungssysteme insgesamt bedeutet, vertieft der Beitrag Zeiterfassung und DSGVO.

Telefonische Krankschreibung und geplante Änderungen (Stand September 2026)

Die telefonische Krankschreibung gilt weiterhin. Grundlage ist ein Beschluss des Gemeinsamen Bundesausschusses vom 7. Dezember 2023: Patientinnen und Patienten, die der Praxis bekannt sind und keine schweren Symptome haben, können nach telefonischer Anamnese für bis zu fünf Kalendertage krankgeschrieben werden. Eine Folgebescheinigung erfordert dann einen Praxisbesuch; einen Anspruch auf die telefonische Krankschreibung haben Versicherte nicht. Auch diese Bescheinigungen laufen als eAU zur Krankenkasse.

Der Koalitionsausschuss von CDU, CSU und SPD hat am 2. Juli 2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und eine ärztliche Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag einzuführen. Der Bundestag hat darüber am 10. Juli 2026 in einer Aktuellen Stunde debattiert. Ein Gesetz ist daraus bis Ende September 2026 nicht geworden; es gelten unverändert § 5 EFZG und die Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses. Unabhängig davon können Arbeitgeber schon heute verlangen, dass die Arbeitsunfähigkeit früher festgestellt wird (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG) – der eAU-Abruf ist dann ab dem zweiten Kalendertag sinnvoll.

Bereits verabschiedet ist dagegen die Teilarbeitsunfähigkeit: Das Gesetz wurde im Juli 2026 im Bundesgesetzblatt verkündet. Ab dem 1. Januar 2028 sollen Ärztinnen und Ärzte bei voraussichtlich länger als vier Wochen dauernder Arbeitsunfähigkeit eine teilweise Arbeitsunfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent feststellen können, wenn Beschäftigte und Arbeitgeber zustimmen. Für das Meldeverfahren sieht § 109 Abs. 2 SGB IV vor, dass Arbeitgeber ab dem 1. Juli 2028 auch diese Daten abrufen und ihre Zustimmung sowie den Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme elektronisch an die Krankenkasse melden. Für die Zeiterfassung wird das eine neue Buchungsart erfordern: teils Arbeitszeit, teils Arbeitsunfähigkeit am selben Tag.

Aplano bei Abwesenheiten und Stundenkonten: die Fakten

Aplano ist eine deutsche Cloud-Software für Dienstplanung und Zeiterfassung. Für den Umgang mit Krankmeldungen relevant sind die Abwesenheitsverwaltung mit Urlaubskonten, die Stundenkonten mit Überstundenberechnung und die Zeiterfassung per App, Browser oder Stempeluhr-Terminal auf dem Tablet. Eine eingetragene Abwesenheit ist im Dienstplan sichtbar, ohne dass ein Grund für das Team angezeigt werden muss; Auswertungen lassen sich exportieren. Zur Abgrenzung: Aplano ist keine Entgeltabrechnung, und ein eAU-Abruf bei der Krankenkasse gehört nicht zum dokumentierten Funktionsumfang – der läuft über das Abrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Abwesenheiten sind ab dem Basic-Tarif (2,00 € je Mitarbeiter und Monat) enthalten, die Zeiterfassung im Pro-Tarif (4,50 €), monatlich kündbar, 14 Tage Test ohne Kreditkarte. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Details im Testsieger-Bericht, Alternativen im Systemvergleich.

Checkliste für Arbeitgeber

1. Meldeweg festlegen: Wie, bis wann und bei wem melden sich Beschäftigte krank? Schriftlich regeln und allen bekannt machen.
2. Nachweiszeitpunkt entscheiden: Gesetzlicher vierter Tag oder früher nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG – und die Abrufzeitpunkte daran ausrichten.
3. Abrufweg klären: Entgeltabrechnungsprogramm, SV-Meldeportal oder beauftragtes Lohnbüro; Zuständigkeit und Vertretung festlegen.
4. Stammdaten pflegen: Krankenkasse und Versicherungsnummer aktuell halten; Kassenwechsel sofort nachtragen.
5. Ausnahmen kennen: Privat Versicherte, Minijobs im Privathaushalt, Privatärzte, Ausland und Kinderkrankengeld bleiben beim Papier.
6. Rückmeldungen nachhalten: Kennzeichen 4, 7 und 9 als offene Fälle führen und nach 14 beziehungsweise 28 Tagen klären.
7. Zeitkonto richtig buchen: Lohnausfallprinzip, keine Verrechnung mit Guthaben, Feiertag und Urlaub gesondert behandeln.
8. Datenschutz umsetzen: Kein Grund im Dienstplan, eAU-Daten nur für Berechtigte.

Wie Betriebe die Zeiterfassung insgesamt digital aufsetzen, zeigt die Seite Digitale Zeiterfassung; welche Rechte Beschäftigte bei der Erfassung haben, fasst die Seite Für Mitarbeiter zusammen.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.