Anbieter im Check

Factorial Zeiterfassung: Funktionen, Preise und Alternativen im Check (2026)

Factorial ist eine HR-Software, in der die Zeiterfassung ein Modul neben Abwesenheiten, Schichtplanung, Personalakte, Recruiting und Finanzfunktionen ist. Wer nach „Factorial Zeiterfassung" sucht, will meist wissen, wie gestempelt wird, ob Schichtplanung dazugehört und was das kostet. Dieser Beitrag fasst zusammen, was der Anbieter auf factorialhr.de dokumentiert (abgerufen am 10. November 2026), ordnet die spärlichen Preisangaben ein und nennt Alternativen.

Von Dr. Katharina Müller · 10. November 2026

Was ist Factorial?

Factorial ist eine cloudbasierte Software für Personal- und Unternehmensverwaltung mit Web-Oberfläche und mobiler App. Das Unternehmen wurde laut eigener Darstellung 2016 in Barcelona gegründet und erreichte 2022 nach einer Series-C-Finanzierung über 120 Millionen US-Dollar unter Führung von Atomico den Status eines „Unicorns". Auf der Unternehmensseite nennt Factorial mehr als 1.500 Beschäftigte und über 16.000 Kunden in mehr als 120 Ländern; auf einzelnen Produktseiten stehen abweichend „mehr als 14.000" bzw. „mehr als 17.000 Unternehmen". Hauptniederlassungen unterhält Factorial in Spanien, Brasilien und Mexiko.

Diensteanbieter von factorialhr.de ist laut rechtlichem Hinweis die Factorial GmbH mit Sitz in der Ganghoferstraße 31 in 80339 München, eingetragen beim Amtsgericht München unter HRB 294374. Der rechtliche Hinweis der Website unterliegt spanischem Recht mit Gerichtsstand Barcelona; das Copyright liegt bei der Everyday Software, S.L. Wer einen Vertrag abschließt, sollte deshalb prüfen, welche Gesellschaft Vertragspartner wird und welches Recht für den Hauptvertrag gilt.

Inhaltlich ist Factorial breiter aufgestellt als reine Zeiterfassungs-Apps. Die Preisseite gliedert das Angebot in Zeitmanagement (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung), Talentmanagement (Performance, Recruiting, Schulungen, Mitarbeiterzufriedenheit), Finanzmanagement (Projektmanagement, Ausgaben, Beschaffung) und IT-Management (SaaS-Verwaltung, Geräteinventar, Mobile-Device-Management). Allen Paketen liegt „Factorial Core" zugrunde: Mitarbeiterverzeichnis, Onboarding- und Offboarding-Vorlagen, elektronische Signatur und Benachrichtigungen.

Funktionen der Factorial Zeiterfassung

Die folgende Übersicht stützt sich auf die Produktseiten „Zeiterfassung", „Schichtplanung" und „Funktionen", die Integrationsseiten sowie die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen auf factorialhr.de, Stand 10. November 2026. Eine eigene Testinstallation lag der Redaktion nicht vor; beschrieben ist, was der Anbieter dokumentiert.

Erfassungswege: Desktop, App, QR-Code und ID-Stempel

Beschäftigte stempeln am Desktop im Browser oder in der mobilen App mit einem Klick. Für ortsgebundenes Erfassen gibt es einen QR-Code, den Mitarbeitende mit der App scannen – etwa am Eingang einer Filiale oder eines Lagers. Als dritte Variante beschreibt Factorial einen „ID-Stempel": Beschäftigte melden sich mit ihrer persönlichen ID an einem Gerät nach Wahl des Betriebs, zum Beispiel einem Tablet, an und stempeln dort ein. Die Datenschutzhinweise der App erwähnen zusätzlich eine optionale Zeiterfassung per Gesichtserkennung, die der Kunde aktivieren muss.

Für klassische Terminals verweist Factorial auf Integrationen. Auf der Integrationsseite für ZKTeco heißt es, Kommen-, Pausen- und Gehen-Buchungen physischer Terminals würden direkt mit Factorial synchronisiert; die Geräte arbeiten bei Verbindungsabbruch vorübergehend offline weiter. Welcher Erfassungsweg für welchen Betrieb passt, vergleicht der Beitrag Digitale Stempeluhr: Terminal, App oder Browser.

Geolokalisierung

Über die Geolokalisierung lassen sich Arbeitszeiten standortbasiert einschränken. Laut den Nutzungsbedingungen für Mitarbeitende wird der Standort ausschließlich beim Ein- und Ausstempeln bestimmt, nur über die mobile App, nicht bei anderen Erfassungswegen, und der Kunde kann die Funktion jederzeit an- oder abschalten. Die Ortung läuft über Google Maps, wobei Google als eigenständiger Verantwortlicher auftritt – ein Punkt, der in die Information der Beschäftigten gehört. Wann eine Standortprüfung beim Stempeln verhältnismäßig ist, erläutert der Beitrag Zeiterfassung mit GPS und Geofencing.

Pausen, Ruhezeiten und Erinnerungen

Mitarbeitende erfassen Pausen über dieselbe Stempelfunktion. Factorial gibt an, dass das System Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz anzeigt und bei vergessenem Ein- oder Ausstempeln automatisch erinnert. Änderungen werden laut Anbieter mit einem Audit-Trail nachvollziehbar gespeichert. Für Überstunden ist eine Vergütung wahlweise als Freizeitausgleich oder über die Gehaltsverrechnung vorgesehen, Überstundenanträge lassen sich genehmigen. Wie Pausen nach § 4 ArbZG korrekt dokumentiert werden, beschreibt der Ratgeber Pausen erfassen.

Schichtplanung

Die Schichtplanung ist bei Factorial ein eigenes Werkzeug innerhalb des Zeitmanagements. Dokumentiert sind Planung per Drag-and-drop, rotierende Schichtvorlagen, eine Abdeckungsansicht, Konfliktwarnungen und Kommentarfunktionen. Beschäftigte sehen ihren Dienstplan in der App, werden über Änderungen benachrichtigt und können Schichttausche per Smartphone beantragen. Ob die Schichtplanung im eigenen Angebot enthalten ist, hängt vom individuell zusammengestellten Plan ab – die Preisseite führt sie als separat wählbares Tool.

Berichte, Abrechnung und Projektzeiten

Monatliche Gesamtarbeitsstunden lassen sich als Bericht herunterladen; daneben gibt es frei gestaltbare Berichte. Für die Lohnabrechnung bietet Factorial ein Modul „Vorbereitende Gehaltsabrechnung", das abrechnungsrelevante Daten bündelt. Projektzeiten deckt das Modul Projektmanagement ab, in dem Stunden Projekten zugeordnet und Ausgaben je Projekt verfolgt werden. Wie sich Projekt- und Arbeitszeiterfassung unterscheiden, zeigt der Beitrag Projektzeiterfassung vs. Arbeitszeiterfassung.

Factorial Preise 2026

Factorial veröffentlicht keine Preisliste mit Paketen. Auf der Preisseite steht als einzige Zahl „Factorial startet ab 8 € pro Monat und User". Darunter heißt es, Interessenten sollten mitteilen, was sie brauchen; Factorial stelle dann einen maßgeschneiderten Plan zusammen. Welche Module der Einstiegspreis umfasst, ob er für monatliche oder jährliche Zahlung gilt und was Zeiterfassung oder Schichtplanung als Modul kosten, nennt die Seite nicht. Laut FAQ der Preisseite wird bei Monatstarifen die Zahl der Beschäftigten zu Beginn jedes Monats berechnet; das Abonnement ist kündbar und läuft dann bis zum Verlängerungsdatum weiter.

Ältere Paketnamen und Preise kursieren auf Bewertungsportalen: OMR Reviews listet etwa „Business" für 8,00 € und „Enterprise" für 10,50 € je User und Monat, weist aber selbst darauf hin, dass diese Angaben zuletzt im März 2025 aktualisiert wurden. Factorial bestätigt diese Pakete auf der eigenen Preisseite derzeit nicht. Für eine Kalkulation sollte deshalb ein schriftliches Angebot eingeholt werden, das Module, Mindestabnahme, Zahlungsintervall und Laufzeit ausweist.

Testphase

Laut FAQ erhalten Interessenten während der Testphase einen Enterprise-Plan mit unbegrenztem Zugang zu den Funktionen; eine Kreditkarte ist nicht nötig. Die Dauer nennt die Preisseite nicht. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen begrenzen den kostenlosen Testzeitraum auf den im jeweiligen Markt veröffentlichten Zeitraum, höchstens aber 15 Kalendertage ab Aktivierung. Wichtig: Laut AGB gehen alle während des Tests eingegebenen Daten verloren, wenn weder ein Abonnement abgeschlossen noch die Daten vorher exportiert werden; die FAQ der Preisseite stellt dagegen in Aussicht, die Daten für ein späteres Upgrade aufzubewahren. Wer testet, sollte relevante Daten vorsorglich exportieren.

Was kostet Factorial für mein Team? Rechnerische Untergrenze

Weil Factorial nur den Einstiegspreis veröffentlicht, lässt sich lediglich eine rechnerische Untergrenze bilden: Teamgröße mal 8 €. Ob ein Angebot mit Zeiterfassung und Schichtplanung zu diesem Preis zustande kommt, ist offen. Zum Vergleich stehen die öffentlichen Listenpreise von zwei Systemen, die Zeiterfassung und Dienstplan ebenfalls verbinden.

Die Gegenüberstellung vergleicht nicht denselben Leistungsumfang: Im Factorial-Preis steckt mit Factorial Core bereits eine Personalverwaltung mit Verzeichnis, Vorlagen und E-Signatur, die bei reinen Zeiterfassungs- und Dienstplan-Tools nicht oder nur teilweise enthalten ist. Für Betriebe, die genau diese HR-Funktionen ohnehin brauchen, relativiert sich der Abstand. Die Papershift-Werte stammen aus unserem Beitrag Papershift Zeiterfassung (Stand 3. November 2026); Papershift Light gilt nur bis 15 Personen und mit 24 Monaten Laufzeit.

Stärken und Schwächen im Überblick

Stärken: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung, Personalakte und weitere HR-Prozesse liegen in einer Plattform, sodass Stammdaten nur einmal gepflegt werden. Die Erfassungswege sind breit: Desktop, App, QR-Code, ID-Stempel am Tablet und Hardware-Terminals über Integrationen. Die Geolokalisierung ist datensparsam angelegt – nur beim Stempeln und nur in der App. Hinweise auf Verstöße gegen Pausen- und Ruhezeitregeln sowie Erinnerungen bei fehlenden Buchungen unterstützen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Schwächen: Konkrete Preise gibt es nur auf Anfrage, ein Kostenvergleich vor dem Vertriebsgespräch ist kaum möglich. Der veröffentlichte Einstiegspreis von 8 € je User liegt über den Listenpreisen vieler spezialisierter Zeiterfassungs-Apps. Für Betriebe, die nur stempeln wollen, ist der Funktionsumfang groß. Die Testphase ist laut AGB auf höchstens 15 Tage begrenzt. Auf OMR Reviews steht Factorial bei 4,0 von 5 Punkten aus 301 Bewertungen (abgerufen am 10. November 2026).

Factorial-Alternativen für Zeiterfassung

Ob Factorial passt, hängt vor allem davon ab, ob eine komplette HR-Suite gesucht wird oder ein Werkzeug für Arbeitszeit und Dienstplan. Die folgenden Alternativen nennen Preise aus unserem Vergleich der Clockodo-Alternativen (Stand 24. Oktober 2026, Aplano Stand Juli 2026), netto je Person und Monat.

Aplano kommt aus der Schichtplanung und verbindet sie mit Zeiterfassung im Browser, per App oder am Tablet-Terminal mit RFID oder Fingerprint; Geofencing ist möglich. Geplante Schichten und gestempelte Zeiten laufen in dieselben Stundenkonten, und das System weist auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach dem Arbeitszeitgesetz hin. Zeiterfassung und automatische Schichtplanung sind im Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter enthalten; getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte, gekündigt werden kann monatlich. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Einschränkung: Eine Recruiting- oder Performance-Suite wie bei Factorial bietet Aplano nicht, und die Zeiterfassung gibt es erst im Pro-Tarif. Details im Testbericht.

Clockodo eignet sich für Büros und Dienstleister, die Arbeitszeit und später Projektzeiten erfassen. TimeTac passt, wenn feste Terminals mit Chip oder Fingerabdruck gefragt sind. Timebutler rechnet pauschal ab und lohnt sich für kleine Büros mit Fokus auf Anwesenheit und Urlaub. Papershift verbindet ebenfalls Dienstplan und Zeiterfassung, verlangt in den Standard-Paketen aber eine Grundgebühr. Einen Überblick über alle Systeme gibt der Systemvergleich; Rechenbeispiele für kleine Teams enthält die Seite Zeiterfassung für Kleinbetriebe.

Für wen eignet sich die Factorial Zeiterfassung?

Factorial passt zu kleinen und mittleren Unternehmen, die nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern Personalverwaltung, Abwesenheiten, Onboarding, Leistungsbeurteilung oder Recruiting in einem System bündeln wollen. In diesem Fall ist die Zeiterfassung ein Baustein unter vielen, und der Vorteil liegt in der gemeinsamen Datenbasis. Auch Betriebe mit verteilten Teams profitieren von den vielen Erfassungswegen, vom QR-Code am Standort bis zur App unterwegs.

Weniger gut passt Factorial für Betriebe, die vor allem eine günstige Stempel-Lösung suchen, für Schichtbetriebe, die Dienstplanung als Kernprozess brauchen und Preise vorab vergleichen wollen, sowie für Dienstleister mit Schwerpunkt auf Kundenabrechnung von Projektstunden. Unabhängig vom Tool gilt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21); Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, und mit Betriebsrat ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Biometrische Verfahren wie Gesichtserkennung verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und brauchen eine eigene Rechtsgrundlage; Hintergründe im Beitrag Zeiterfassung und DSGVO.

Checkliste vor der Entscheidung

1. Bedarf klären: Nur Zeiterfassung, Zeiterfassung plus Dienstplan oder eine komplette HR-Suite? Davon hängt ab, ob Factorial überhaupt in die engere Wahl gehört.
2. Angebot schriftlich einholen: Module, Preis je User, Mindestabnahme, Zahlungsintervall, Laufzeit und Kündigungsfrist ausweisen lassen und auf zwölf Monate hochrechnen.
3. Vertragspartner prüfen: Welche Gesellschaft schließt den Vertrag, welches Recht gilt?
4. Erfassungsweg festlegen: App, QR-Code, Tablet mit ID oder Hardware-Terminal – im Test mit einem echten Team ausprobieren.
5. Test kurz und konzentriert planen: Die Testphase dauert höchstens 15 Tage. Eine Woche parallel erfassen und Daten vor Ablauf exportieren.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.