Praxis-Ratgeber

Stundennachweis: Pflichtangaben, Vorlage und digitale Führung

Der Zoll fragt danach, die Lohnbuchhaltung braucht ihn, der Kunde will ihn mit der Rechnung sehen: Der Stundennachweis ist eines der am häufigsten verlangten Dokumente im Betrieb – und eines der am häufigsten unvollständigen. Was hineingehört, wer ihn führen muss, wie eine brauchbare Vorlage aussieht und was sich ändert, wenn er digital entsteht. Stand 14. Oktober 2026.

Von Dr. Katharina Müller · 14. Oktober 2026

Was ist ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis ist die schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit einer Person für einen Zeitraum, meist eine Woche oder einen Monat – Tag für Tag mit Beginn, Ende, Pausen und Dauer. Der Begriff ist kein Gesetzesbegriff. Das Mindestlohngesetz spricht von „Aufzeichnungen“, das Arbeitszeitgesetz von „Nachweisen“, das Bundesarbeitsgericht von einem „System“ zur Erfassung der Arbeitszeit. Im Alltag werden mehrere ähnliche Begriffe durcheinander verwendet, die aber unterschiedliche Zwecke haben:

Der Unterschied ist nicht akademisch. Der Arbeitszeitnachweis muss die gesamte Arbeitszeit einer Person zeigen – auch Fahrten, Rüstzeiten und interne Tätigkeiten, die kein Kunde bezahlt. Der Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden zeigt dagegen nur die abrechenbaren Stunden. Wer beides auf einem einzigen Blatt mischt, hat am Ende entweder einen lückenhaften Arbeitszeitnachweis oder einen Kundenbeleg mit Stunden, die den Kunden nichts angehen. Wie sich beide Erfassungsarten trennen und trotzdem aus einer Buchung speisen lassen, beschreibt der Beitrag Projektzeiterfassung vs. Arbeitszeiterfassung.

Wann ist ein Stundennachweis Pflicht?

Für alle Arbeitgeber in Deutschland: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen. Eine Form schreibt das geltende Recht nicht vor. Daneben gibt es Sonderregeln mit festen Fristen, Inhalten und Bußgeldern:

Zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gehören Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. In diesen Betrieben gilt die Aufzeichnungspflicht des MiLoG für die gesamte Belegschaft, nicht nur für Minijobs. Werden dort Leiharbeitskräfte eingesetzt, trifft die Pflicht nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG den Entleiher.

Für die Zeitarbeit gilt seit 1. Juli 2026 die Siebte Verordnung über eine Lohnuntergrenze in der Arbeitnehmerüberlassung, derzeit mit 15,33 € brutto je Stunde (1. September 2026 bis 31. März 2027) und befristet bis 30. September 2027. Solange sie gilt, muss der Entleiher nach § 17c AÜG die Arbeitszeit der Leiharbeitskräfte aufzeichnen – unabhängig von der Branche.

Ausgenommen von der MiLoG-Aufzeichnung sind nach § 1 MiLoDokV Beschäftigte mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto – oder über 2.974 €, wenn dieses Entgelt nachweislich für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt wurde – sowie im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Die Ausnahme betrifft nur das MiLoG. Die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss bleibt bestehen. Wie der Beschluss zustande kam, erklärt der Beitrag BAG-Urteil verständlich erklärt.

Geplant, nicht beschlossen: Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung als Regelfall vor, mit Übergangsfristen und einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten. Stand Oktober 2026 ist das kein geltendes Recht. Ein vollständiger und zeitnah geführter Papiernachweis erfüllt die heutigen Pflichten.

Welche Angaben gehören in einen Stundennachweis?

Gesetzlich vorgeschrieben sind nur drei Werte je Tag: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Damit der Nachweis auch in der Lohnabrechnung, bei einer Prüfung oder im Streit trägt, braucht er einige Angaben mehr.

Eine Ausnahme bei den Pflichtangaben: Nach § 1 der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung genügt die Aufzeichnung der Dauer, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Die Arbeit wird ausschließlich mobil erbracht, etwa in der Zustellung, der Arbeitgeber gibt Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit nicht vor, und die Beschäftigten teilen sich ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich ein. Für Leiharbeit gilt die Erleichterung laut Zoll nicht. Im Zweifel werden Beginn und Ende mit aufgezeichnet.

Stundennachweis-Vorlage: Muster mit allen Spalten

Eine brauchbare Stundennachweis-Vorlage besteht aus einem Kopf mit den Stammdaten und einer Tabelle mit einer Zeile je Kalendertag. Kopfangaben: Name, Personalnummer, Monat und Jahr, vertragliche Wochen- oder Monatssollzeit, Betrieb oder Abteilung. Die Tagestabelle sieht so aus (Beispielwerte für eine Vollzeitkraft):

Drei Details entscheiden über den Wert der Vorlage. Erstens: Arbeitszeit immer netto, also Ende minus Beginn minus Pause. Zweitens: Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage als eigene Zeile mit Kennzeichnung, nicht als leere Zeile – sonst fehlt in der Summe die Sollzeit, die an diesen Tagen als erbracht gilt. Drittens: eine Bemerkungsspalte, in der Nachträge kenntlich gemacht werden. Eine fertig formatierte Tabelle mit Summenformeln bietet die Excel-Vorlage dieser Seite. Wer vom Papierzettel weg will, findet den Ablauf des Umstiegs im Beitrag Stundenzettel digitalisieren.

Fristen: Bis wann eintragen, wie lange aufbewahren?

Die kürzeste gesetzliche Frist steht im MiLoG: Aufzuzeichnen ist „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“. Für Arbeit am Montag, 5. Oktober 2026, endet die Frist also mit Ablauf des Montags, 12. Oktober. Ein Monatszettel, der erst am Monatsende ausgefüllt wird, verstößt in den betroffenen Bereichen gegen diese Frist – auch wenn die Zeiten stimmen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können nach § 21 Abs. 3 MiLoG mit bis zu 50.000 € geahndet werden.

Die steuerlichen Fristen beginnen nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Praktisch bedeutet das: Wer Stundennachweise für die Lohnabrechnung nutzt, bewahrt sie sechs volle Kalenderjahre auf; die zwei Jahre des Arbeitszeitrechts sind nur die Untergrenze.

Muss ein Stundennachweis unterschrieben werden?

Nein, nicht nach Arbeitszeit- oder Mindestlohnrecht. Weder § 17 MiLoG noch § 16 ArbZG verlangen eine Unterschrift, und der Zoll stellt klar, dass die Aufzeichnungen an keine bestimmte Form gebunden sind und schriftlich oder elektronisch geführt werden können. Wer die Einträge vornimmt, regelt das Gesetz ebenfalls nicht; der Arbeitgeber kann das Ausfüllen den Beschäftigten überlassen, bleibt aber für Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich.

Sinnvoll ist eine Bestätigung trotzdem – aus Beweisgründen. Ein von beiden Seiten abgezeichneter Monatsnachweis erschwert spätere Streitigkeiten über Überstunden. Digital übernimmt eine Freigabe diese Funktion: Die beschäftigte Person bestätigt ihren Monat, die Führungskraft gibt ihn frei, und beide Schritte werden mit Zeitstempel protokolliert. Eine handschriftliche Unterschrift auf einem ausgedruckten App-Export ist dann überflüssig.

Stundennachweis gegenüber Auftraggebern

Wer Leistungen nach Stunden abrechnet – Handwerk, Dienstleister, Agenturen, Personaldienstleister –, braucht neben dem internen Arbeitszeitnachweis einen Leistungsnachweis für den Kunden. Dafür gelten andere Regeln:

• VOB/B-Bauverträge: Nach § 15 Abs. 3 VOB/B sind Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich beim Auftraggeber einzureichen. Er muss sie innerhalb von sechs Werktagen bescheinigt zurückgeben oder Einwendungen erheben; nicht fristgemäß zurückgegebene Zettel gelten als anerkannt. Für BGB-Verträge gilt diese Fiktion nicht automatisch.
• Darlegung der Stunden: Nach dem Bundesgerichtshof (Urteil vom 28. Mai 2009, VII ZR 74/06) muss der Unternehmer bei einer Stundenlohnvereinbarung grundsätzlich nur darlegen, wie viele Stunden angefallen sind; eine Aufschlüsselung nach einzelnen Tätigkeiten ist nur nötig, wenn sie vereinbart wurde.
• Gegenzeichnung: Ein vom Kunden abgezeichneter Leistungsnachweis ist im Streit das stärkste Beweismittel. Wer Stundennachweise regelmäßig – etwa wöchentlich – gegenzeichnen lässt, vermeidet Diskussionen bei der Schlussrechnung.
• Datentrennung: Der Kundennachweis enthält Datum, Personen oder Qualifikation, Stunden und Tätigkeit beim Kunden – aber keine Pausen-, Urlaubs- oder Krankheitsdaten der Beschäftigten. Diese gehören in den internen Arbeitszeitnachweis.

Wie Dienstleister abrechenbare Stunden und Anwesenheitspflicht in einem Workflow zusammenführen, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung für Agenturen und Dienstleister.

Stundennachweis digital per App führen

Eine Zeiterfassungs-App erzeugt den Stundennachweis als Nebenprodukt: Gestempelt wird beim Kommen und Gehen, Summen, Pausenprüfung und Saldo entstehen automatisch, und am Monatsende wird der Nachweis exportiert statt abgetippt. Die Vorteile gegenüber Papier und Tabelle:

• Fristen werden eingehalten, ohne dass jemand daran denken muss – die Buchung liegt am selben Tag vor, nicht erst am siebten.
• Rechenfehler entfallen: Nettozeit, Wochensumme und Saldo werden aus den Buchungen berechnet.
• Prüfbarkeit: Verstöße gegen Pausen- und Ruhezeitregeln werden angezeigt, bevor sie bei einer Prüfung auffallen.
• Ein Datensatz, mehrere Nachweise: Arbeitszeitnachweis, Leistungsnachweis für den Kunden und Grundlage für das Arbeitszeitkonto entstehen aus denselben Buchungen.

Worauf es bei der Auswahl ankommt, damit der digitale Stundennachweis bei einer Prüfung oder vor Gericht trägt:

Ein häufiger Fehler bei der Umstellung: Der App-Export wird ausgedruckt, unterschrieben und abgeheftet, die digitale Fassung danach gelöscht oder nicht mehr gepflegt. Damit geht genau das verloren, was den digitalen Nachweis überlegen macht – das Änderungsprotokoll. Maßgeblich sollte der Datensatz im System sein, der Export ist eine Kopie für Lohnbuchhaltung, Prüfer oder Kunden. Eine Marktübersicht mit Preisen und Exportfunktionen gibt der Systemvergleich.

Beispiel Aplano: Stundennachweis aus der Zeiterfassung

Bei Aplano entstehen Stundennachweise aus den Buchungen, die Beschäftigte per App, im Browser oder an einer Stempeluhr auf einem handelsüblichen Tablet mit PIN, RFID-Chip oder Fingerabdruck erfassen. Stundenkonten, Überstunden und Abwesenheiten laufen im selben System, ArbZG-Hinweise zu Pausen- und Ruhezeitkonflikten lassen sich hinterlegen, Auswertungen werden exportiert. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto enthalten, monatlich kündbar, mit 14 Tagen Testphase ohne Kreditkarte (Stand Juli 2026). Auf Capterra steht die Software bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Details im Testsieger-Bericht.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.