Mobile Teams

Zeiterfassung im Außendienst: Was zählt als Arbeitszeit und wie Apps das lösen

Der Arbeitstag im Außendienst beginnt nicht am Werkstor, sondern in der Einfahrt vor der eigenen Haustür. Dazwischen liegen Kundentermine, Staus, Mittagspausen auf dem Parkplatz und am Abend noch der Besuchsbericht. Welche dieser Zeiten Arbeitszeit sind, ist weitgehend geklärt – schwierig ist meist die Erfassung. Stand 28. Oktober 2026.

Von Dr. Katharina Müller · 28. Oktober 2026

Außendienst ist nicht gleich Außendienst

Unter Außendienst fallen sehr verschiedene Tätigkeiten: Vertriebsmitarbeitende, die Händler und Praxen besuchen, Servicetechnikerinnen, die Anlagen warten, Pharmareferenten, Gutachter, mobile Pflegekräfte oder Monteure mit wechselnden Einsatzorten. Für die Zeiterfassung kommt es weniger auf die Berufsbezeichnung an als auf eine einzige Frage: Gibt es einen festen Arbeitsort, an dem der Arbeitstag regelmäßig beginnt?

Daraus ergeben sich drei Grundtypen. Beim Außendienst mit Betriebssitz startet der Tag im Büro oder Lager, von dort geht es zu den Kunden; der Arbeitsweg bis zum Betrieb ist wie bei allen anderen Beschäftigten Privatsache. Beim reinen Außendienst gibt es keinen festen Arbeitsort, der Arbeitstag beginnt und endet an der Wohnung, oft mit Firmenfahrzeug und Laptop im Kofferraum. Dazwischen liegt der Mischfall: ein Büro existiert, wird aber nur an einzelnen Tagen angefahren, an den übrigen geht es direkt zum Kunden.

Die Unterscheidung entscheidet darüber, ob die erste und die letzte Fahrt des Tages zur Arbeitszeit gehören. Alle übrigen Regeln – Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Erfassungspflicht – gelten für alle drei Typen gleich. Gelegentliche Reisen mit Übernachtung, etwa zu Messen oder Schulungen, sind dagegen Dienstreisen mit eigenen Maßstäben; sie behandelt der Beitrag Dienstreise = Arbeitszeit?.

Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden

Den Grundsatz hat der Europäische Gerichtshof am 10. September 2015 im Verfahren Tyco (C-266/14) gesetzt. Ein spanisches Unternehmen hatte seine Regionalbüros geschlossen; die Techniker fuhren seitdem mit dem Firmenwagen direkt von zu Hause zu den Kunden. Das Unternehmen wertete die erste und die letzte Fahrt als Ruhezeit. Der EuGH sah das anders: Für Beschäftigte ohne festen oder gewöhnlichen Arbeitsort ist die Fahrzeit zwischen Wohnung und erstem beziehungsweise letztem Kunden Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG. Die Fahrten sind notwendiges Mittel, um beim Kunden zu arbeiten, die Techniker stehen dem Arbeitgeber zur Verfügung und können über diese Zeit nicht frei verfügen.

Das Urteil betrifft den Gesundheitsschutz, also die Frage, was auf Höchstarbeitszeit und Ruhezeit angerechnet wird. Über die Bezahlung sagt es nichts. Diese Lücke hat das Bundesarbeitsgericht geschlossen. Nach dem Grundsatzurteil vom 17. Oktober 2018 (5 AZR 553/17) sind Reisen, die ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers liegen, im vergütungsrechtlichen Sinn Arbeit. Für den Außendienst hat das BAG das am 25. April 2018 (5 AZR 424/17) für einen Aufzugsmonteur bestätigt, der von seiner Wohnung direkt zu den Kunden fuhr: Die Fahrten bilden mit der übrigen Tätigkeit eine Einheit und gehören zur geschuldeten Dienstleistung.

Im selben Urteil steht die wichtigste Einschränkung. Arbeits- oder Tarifvertrag dürfen für Fahrtzeiten eine eigene Vergütungsregel treffen, auch eine niedrigere oder eine Pauschale. Im entschiedenen Fall schloss der anwendbare Montagetarifvertrag eine gesonderte Vergütung der Hin- und Rückfahrt aus; das BAG hat diese Regel hingenommen. Untergrenze ist der gesetzliche Mindestlohn: Er steht eigenständig neben dem vertraglichen Anspruch und muss für alle vergütungspflichtigen Stunden zusammen erreicht werden. Umgekehrt kann eine Betriebsvereinbarung tariflich voll vergütete Fahrtzeiten nicht nachträglich kürzen (BAG, 18.03.2020, 5 AZR 36/19).

Für den Mischfall mit Büro, das nur gelegentlich angefahren wird, gibt es keine höchstrichterliche Formel. In der Praxis verbreitet ist eine Regel, nach der die Fahrt zum ersten Kunden nur insoweit als Arbeitszeit zählt, wie sie den üblichen Weg zum Betrieb übersteigt. Rechtlich abgesichert ist eine solche Kürzung nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist; ohne Regelung spricht viel dafür, die gesamte Fahrt als Arbeitszeit zu erfassen.

Übersicht: Situation → Arbeitszeit ja oder nein

Die Tabelle beschreibt die Einordnung nach dem Arbeitszeitrecht, also für Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Erfassung. Die Vergütung kann vertraglich oder tariflich abweichend geregelt sein; der Mindestlohn bleibt die Untergrenze.

Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit unterwegs

Gerade weil die Fahrten mitzählen, kommen Außendienstler schneller an die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes, als es der Terminkalender vermuten lässt. Erlaubt sind acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Ein Tag mit sechs Stunden Kundenterminen, je einer Stunde Anfahrt und Rückfahrt sowie einer Stunde Fahrt zwischen den Terminen ergibt bereits neun Stunden. Kommt am Abend noch eine Stunde Berichtswesen hinzu, ist die Zehn-Stunden-Grenze erreicht.

Ruhepausen folgen § 4 ArbZG: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Im Außendienst legen die Beschäftigten die Pause meist selbst, das ist zulässig. Eine Pause ist aber nur dann eine Pause, wenn sie frei von Arbeit ist; wer im Auto auf dem Parkplatz Kundenanrufe annimmt, macht keine. Die Regeln im Detail beschreibt der Beitrag Pausen richtig erfassen.

Nach Ende der täglichen Arbeitszeit sind elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit einzuhalten (§ 5 ArbZG). Im Außendienst kollidiert das vor allem mit zwei Gewohnheiten: dem späten Bericht am Küchentisch und dem frühen Start zum ersten Kunden, der zwei Stunden entfernt sitzt. Wer um 21 Uhr noch Aufträge ins System tippt, darf am nächsten Tag frühestens um 8 Uhr wieder beginnen – und die Fahrt zum ersten Kunden ist bei reinem Außendienst bereits Arbeit.

Praxisregel: Tourenplanung und Zeiterfassung gehören zusammen. Wer Fahrtzeiten realistisch einplant und Berichte in die Arbeitszeit am Tag legt, statt sie in den Abend zu schieben, vermeidet die meisten Verstöße gegen § 3 und § 5 ArbZG, bevor sie entstehen.

Erfassungspflicht und Vertrauensarbeitszeit

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das BAG leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung ab und folgt damit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO). Eine Ausnahme für den Außendienst gibt es nicht. Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG schon lange, Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Hintergründe erklärt der Beitrag BAG-Urteil zur Zeiterfassung.

Viele Außendienstteams arbeiten in Vertrauensarbeitszeit: Termine werden selbst geplant, der Arbeitgeber kontrolliert die Stunden nicht. Dieses Modell bleibt zulässig. Es verzichtet aber nur auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit, nicht auf deren Aufzeichnung. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden; der Arbeitgeber bleibt dafür verantwortlich, dass ein geeignetes System bereitsteht und tatsächlich genutzt wird, und muss erkennbaren Verstößen gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit nachgehen.

Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht nicht vor; auch handschriftliche Aufzeichnungen genügen derzeit. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung als Regelfall vor, ist Stand Oktober 2026 aber kein geltendes Recht. Für mobile Teams ist die elektronische Variante unabhängig davon die praktikablere: Ein Papierstundenzettel, der freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, bildet Fahrt- und Wartezeiten selten korrekt ab.

Was eine Zeiterfassungs-App für den Außendienst können muss

Im Außendienst gibt es kein Terminal an der Tür. Erfasst wird dort, wo die Arbeit stattfindet, also auf dem Smartphone. Die Anforderungen unterscheiden sich in einigen Punkten deutlich von der Stempeluhr im Betrieb:

Der heikelste Punkt ist die Trennung von Arbeits- und Projektzeit. Für die gesetzliche Erfassung reichen Beginn, Ende und Pausen. Wer zusätzlich wissen will, welcher Kunde wie viel Zeit kostet, bucht Tätigkeiten oder Aufträge – das ist sinnvoll, sollte aber freiwillig vereinfacht bleiben, damit die Pflichterfassung nicht an zu vielen Pflichtfeldern scheitert. Wie beide Ebenen zusammenspielen, beschreibt Projektzeiterfassung vs. Arbeitszeiterfassung. Für Monteure und Baustellenteams ergänzt die Seite Zeiterfassung im Handwerk die Perspektive.

Aplano ist ein Beispiel für eine Lösung, die Zeiterfassung per App, im Browser und am Tablet-Terminal mit Stundenkonten, ArbZG-Hinweisen zu Pausen- und Ruhezeitkonflikten und Exporten verbindet; die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif für 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat netto enthalten, getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt (Stand Juli 2026). Weitere Systeme ordnet der Systemvergleich ein.

GPS im Außendienst: so wenig wie möglich

Viele Apps bieten an, beim Stempeln den Standort mitzuspeichern oder das Einstempeln an einen Bereich um den Kunden zu knüpfen (Geofencing). Für die Arbeitszeiterfassung ist das nicht erforderlich: Ob jemand um 8:05 Uhr losgefahren ist, belegt die Buchung selbst. Standortdaten sind personenbezogene Daten, und im Außendienst zeichnen sie schnell ein vollständiges Bewegungsprofil. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) braucht jede Standorterhebung einen konkreten Zweck, etwa den Nachweis des Einsatzorts gegenüber dem Auftraggeber.

Vertretbar ist in der Regel ein punktueller Standort beim Ein- und Ausstempeln, transparent angekündigt und mit kurzer Löschfrist. Eine laufende Ortung während der Tour ist dagegen eine Verhaltens- und Leistungskontrolle, die sich nur selten rechtfertigen lässt. Hinzu kommt die Mitbestimmung: Die Einführung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Zustimmung des Betriebsrats – nach ständiger Rechtsprechung genügt schon die objektive Eignung zur Überwachung, und das gilt für jede Zeiterfassungs-App. Die rechtlichen Einzelheiten zu Rechtsgrundlage, Löschfristen und Geofencing stehen im Beitrag Zeiterfassung mit GPS und Geofencing.

Abgrenzung: Spesen und Reisekosten

Arbeitszeit und Reisekosten werden im Außendienst oft in einem Atemzug genannt, folgen aber getrennten Regeln. Die Arbeitszeit richtet sich nach Arbeitszeitgesetz und Arbeitsvertrag, die Erstattung von Fahrt- und Verpflegungskosten nach Steuerrecht und betrieblicher Reisekostenregelung. Steuerfrei erstatten kann der Arbeitgeber bei beruflicher Auswärtstätigkeit im Inland Verpflegungspauschalen von 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage und 28 Euro für volle 24 Stunden (§ 9 Abs. 4a EStG). Für Fahrten mit dem privaten Pkw gilt eine Pauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer.

Wichtig ist der Unterschied der Begriffe: Ob jemand steuerlich eine „erste Tätigkeitsstätte" hat (§ 9 Abs. 4 EStG), entscheidet nicht darüber, ob die Fahrt zum ersten Kunden arbeitsrechtlich Arbeitszeit ist. Die Abwesenheitsdauer für die Verpflegungspauschale bemisst sich nach der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte; Pausen unterwegs zählen dabei mit. Eine Zeiterfassung, die Abfahrt und Rückkehr sauber festhält, liefert für beides die Rohdaten – die Auswertung bleibt aber getrennt.

Sechs Punkte für eine Außendienst-Regelung

1. Typ festlegen: Hat die Stelle einen festen Arbeitsort oder beginnt der Tag an der Wohnung? Für Mischfälle eine klare Regel zur ersten und letzten Fahrt treffen.
2. Vergütung der Fahrtzeit regeln: voll, anteilig oder pauschal – transparent formuliert und mit Blick auf den Mindestlohn; Tarifvertrag vorab prüfen.
3. Tätigkeiten definieren: Fahrt, Kundentermin, Büro, Pause – nicht mehr Kategorien als nötig.
4. Erfassung taggleich machen: Start und Stopp unterwegs per App, Nachträge nur mit Begründung und Protokoll.
5. Grenzen sichtbar machen: Hinweise bei mehr als zehn Stunden, fehlender Pause und verkürzter Ruhezeit; Berichte in den Arbeitstag legen.
6. Standortdaten begrenzen und mitbestimmen lassen: nur beim Stempeln, nur mit Zweck und Löschfrist, mit Betriebsvereinbarung, wo ein Betriebsrat besteht.

Beim Rollout entscheiden die ersten Wochen: Wer die App ohne Erklärung verteilt, bekommt Lücken und Pauschalbuchungen. Typische Stolpersteine beschreibt der Beitrag Einführung einer Zeiterfassung: Die 7 häufigsten Fehler.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.