Branchen-Ratgeber

Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Pflichten, Objektarbeit und Praxis

Früh im Büro, abends in der Arztpraxis, dazwischen drei Treppenhäuser: Reinigungskräfte arbeiten selten an einem Ort und oft in Teilzeit oder im Minijob. Gleichzeitig gehört die Branche zu den am strengsten dokumentierten in Deutschland. Was gilt – und wie die Erfassung im Objekt gelingt. Stand 24. September 2026.

Von Dr. Katharina Müller · 24. September 2026

Warum gelten für die Gebäudereinigung verschärfte Aufzeichnungspflichten?

Die Gebäudereinigung unterliegt verschärften Pflichten, weil der Gesetzgeber sie als schwarzarbeitsgefährdete Branche einstuft und in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich nennt – neben Bau, Gastgewerbe, Logistik, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe und fünf weiteren Bereichen. An diese Liste knüpfen drei Gesetze an: das Mindestlohngesetz mit der Aufzeichnungspflicht, das Sozialgesetzbuch IV mit der Sofortmeldung und das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz selbst mit der Ausweispflicht.

Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet hat, gilt für Reinigungsfirmen ohnehin. Die Branchenpflichten gehen aber weiter: Sie setzen eine feste Frist, eine Mindestaufbewahrung und sind unmittelbar bußgeldbewehrt. Hinzu kommt der Branchenmindestlohn nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, dessen § 19 für die erfassten Beschäftigten eine inhaltsgleiche Aufzeichnungspflicht enthält. Wie der BAG-Beschluss die Erfassung insgesamt neu geordnet hat, erläutert der Beitrag BAG-Urteil zur Zeiterfassung.

Welche Pflichten gelten konkret – und was kosten Verstöße?

Reinigungsbetriebe müssen vier Pflichten parallel erfüllen: Arbeitszeit aufzeichnen, Beschäftigte sofort melden, auf die Ausweispflicht hinweisen und den Branchenmindestlohn zahlen. Die Übersicht zeigt Inhalt, Frist und Bußgeldrahmen.

Bußgeldrahmen nach § 21 Abs. 3 MiLoG, § 23 Abs. 3 AEntG, § 111 Abs. 4 SGB IV und § 8 Abs. 5 SchwarzArbG. Den Rahmen für Aufzeichnungsverstöße hat das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (BGBl. 2025 I Nr. 369) zum 30. Dezember 2025 von 30.000 € auf 50.000 € angehoben. Ab einer Geldbuße von 2.500 € können Unternehmen zusätzlich von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden (§ 19 MiLoG) – für Reinigungsfirmen mit Verträgen für Schulen, Behörden oder Kliniken ein erhebliches Risiko.

Wer Reinigungsleistungen an Nachunternehmer weitergibt, haftet außerdem für deren Mindestlohnzahlungen wie ein Bürge (§ 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG). Eine saubere Zeiterfassung beim Nachunternehmer ist deshalb auch im Interesse des Auftraggebers – viele Rahmenverträge verlangen die Vorlage der Stundennachweise ausdrücklich.

Welcher Branchenmindestlohn gilt 2026 in der Gebäudereinigung?

Im Jahr 2026 gelten in der Gebäudereinigung brutto 15,00 € je Stunde in Lohngruppe 1 und 18,40 € in Lohngruppe 6. Grundlage ist der Tarifvertrag zur Regelung der Mindestlöhne (TV Mindestlohn) vom 15. November 2024 zwischen dem Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks und der IG BAU. Das Bundesarbeitsministerium hat ihn mit der Zehnten Gebäudereinigungsarbeitsbedingungenverordnung vom 23. Januar 2025 auf alle Betriebe erstreckt, die überwiegend Gebäudereinigungsleistungen erbringen – unabhängig von Tarifbindung und Innungsmitgliedschaft, auch für Arbeitgeber mit Sitz im Ausland und für Leiharbeit in der Branche.

Die 10. GebäudeArbbV tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 außer Kraft. Welche Branchenmindestlöhne ab 2027 gelten, hängt von einem neuen Tarifabschluss und dessen Erstreckung ab; beides lag zum Stand dieses Beitrags nicht vor. Der gesetzliche Mindestlohn steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € und bleibt damit unter dem bisherigen Branchenwert der Lohngruppe 1.

Für die Zeiterfassung ist der Branchenmindestlohn der eigentliche Prüfmaßstab: Der Zoll teilt den gezahlten Lohn durch die aufgezeichneten Stunden. Jede nicht gebuchte Minute – zehn Minuten Vorbereitung im Putzraum, die Fahrt zum nächsten Objekt, das Warten auf den Schlüssel – senkt den rechnerischen Stundenlohn. Bei 15,00 € liegt kaum Spielraum zwischen korrekter Zahlung und Unterschreitung.

Was gilt für Minijobs und Teilzeit in der Reinigung?

Für Minijobs und Teilzeit gelten dieselben Pflichten wie für Vollzeitkräfte – Branchenmindestlohn, Sieben-Tage-Frist, Sofortmeldung und Ausweispflicht unterscheiden nicht nach Stundenumfang. Die Reinigung arbeitet besonders häufig mit kurzen Einsätzen in Randzeiten, und genau dort ist die Erfassung am fehleranfälligsten.

Die Minijob-Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 € im Monat. Daraus ergibt sich eine harte Stundenobergrenze:

• Lohngruppe 1 (15,00 €): rechnerisch rund 40 Stunden im Monat.
• Lohngruppe 6 (18,40 €): knapp 33 Stunden im Monat.

Wird die Wegezeit zwischen zwei Objekten nicht gebucht, arbeitet die Reinigungskraft tatsächlich mehr Stunden, als die Abrechnung ausweist. Das führt entweder zu einer Mindestlohnunterschreitung oder – wenn die Stunden später korrekt vergütet werden – zum Überschreiten der Verdienstgrenze mit Folgen für die Sozialversicherung. Beides lässt sich nur mit vollständigen Tagesbuchungen vermeiden. Für Teilzeitkräfte mit mehreren kurzen Einsätzen gilt dasselbe: Die vertragliche Stundenzahl ist eine Planungsgröße, maßgeblich für Lohn und Stundenkonto ist die erfasste Zeit. Wie sich Mehr- und Minderstunden sauber verbuchen lassen, beschreibt der Beitrag Arbeitszeitkonto führen.

Ist die Wegezeit zwischen zwei Objekten Arbeitszeit?

Ja – die Fahrt zwischen zwei Objekten während des Arbeitstags ist Arbeitszeit, weil die Beschäftigten sie auf Weisung und im Interesse des Arbeitgebers zurücklegen. Sie gehört in die Aufzeichnung nach § 17 MiLoG und ist mindestlohnpflichtig. Anders liegt der tägliche Weg von der Wohnung zum festen Objekt: Er ist regelmäßig Privatsache. Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass auch die Fahrt von der Wohnung zum ersten und vom letzten Einsatzort Arbeitszeit ist (Urteil vom 10. September 2015, C-266/14). Das Bundesarbeitsgericht hat solche Fahrten im Außendienst als vergütungspflichtige Arbeit eingeordnet (Urteil vom 18. März 2020, 5 AZR 36/19).

Die Unterscheidung zwischen freier Lücke und Wartezeit ist wichtig: Muss eine Reinigungskraft vor dem Objekt warten, bis der Kunde öffnet, steht sie dem Arbeitgeber zur Verfügung – das ist Arbeitszeit. Kann sie die Zeit zwischen zwei Einsätzen frei gestalten, ist es keine. Wie Pausen von Arbeitszeit abzugrenzen sind, vertieft der Beitrag Pausen richtig erfassen.

Wie läuft eine Kontrolle durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit ab?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft Reinigungsfirmen typischerweise dort, wo gearbeitet wird: im Bürogebäude am frühen Morgen, im Krankenhaus, im Hotel. Die Prüferinnen und Prüfer dürfen Grundstücke und Geschäftsräume betreten, Beschäftigte befragen und Ausweise kontrollieren; Arbeitgeber und Beschäftigte müssen die Prüfung dulden und mitwirken (§ 5 SchwarzArbG).

Im Anschluss werden die Angaben abgeglichen: Stimmen die Personen im Objekt mit den Sofortmeldungen überein? Decken sich die Aussagen zu Arbeitsbeginn und Einsatzdauer mit den Aufzeichnungen? Ergibt der gezahlte Lohn geteilt durch die aufgezeichneten Stunden mindestens den Branchenmindestlohn? Weil die Unterlagen nach § 17 Abs. 2 MiLoG auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten sind, hat eine digitale Zeiterfassung hier einen handfesten Vorteil: Die Objektleitung kann die Buchungen des Tages auf dem Smartphone zeigen, statt auf Stundenzettel in der Zentrale zu verweisen. Einsicht in die Buchungen erhalten Prüfer auch nachträglich über einen Export.

Drei Fehlerbilder fallen bei Prüfungen in der Reinigung immer wieder auf: pauschal eingetragene Sollzeiten statt tatsächlicher Zeiten („immer 6:00 bis 8:00“), fehlende Wegezeiten zwischen Objekten und Beschäftigte, die bereits arbeiten, aber noch nicht gemeldet sind.

Wie funktioniert Zeiterfassung im Objekt praktisch?

Zeiterfassung in der Gebäudereinigung funktioniert am besten, wenn jede Buchung einem Objekt zugeordnet ist und vor Ort ausgelöst wird. Der Zeitpunkt allein genügt nicht: Für die Abrechnung beim Kunden, die Lohnabrechnung und die Prüfung muss erkennbar sein, wo gearbeitet wurde. Vier Wege haben sich etabliert, die sich kombinieren lassen.

Für die Praxis empfiehlt sich eine Staffelung nach Objektgröße: In Kliniken, Hotels oder Verwaltungsgebäuden mit festen Teams trägt ein Terminal; für Revierkräfte mit fünf Objekten am Tag ist die App mit QR-Code oder NFC-Tag der robustere Weg. Die Unterschiede zwischen Terminal, App und Browser behandelt der Beitrag Digitale Stempeluhr ausführlicher.

Drei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit:

1. Private Smartphones: Viele Reinigungskräfte haben kein Diensthandy. Die Nutzung des privaten Geräts lässt sich nicht erzwingen; für diese Fälle braucht es eine Alternative – ein Terminal, ein Objekt-Tablet oder ein gestelltes Gerät.
2. Sprache und Bedienung: Mehrsprachige Teams sind in der Branche die Regel. Eine App, die mit einem Knopf stempelt und das Objekt vorschlägt, senkt die Fehlerquote stärker als jede Schulung.
3. Korrekturen: Vergessene Buchungen passieren. Entscheidend ist, dass Nachträge innerhalb der Sieben-Tage-Frist erfolgen und mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert werden – nachträglich ohne Spur geänderte Zeiten wirken bei einer Prüfung wie Schönung.

Wo liegen die Datenschutzgrenzen bei GPS und Geofencing?

GPS ist in der Gebäudereinigung nur als Standortprüfung im Moment des Stempelns vertretbar, nicht als fortlaufende Ortung. Die Datenverarbeitung muss für den Nachweis der Arbeitszeit am Einsatzort erforderlich sein; eine Dauerortung während der Schicht erfasst weit mehr, als der Zweck verlangt, und eine Ortung außerhalb der Arbeitszeit ist ausgeschlossen. Wo ein QR-Code oder NFC-Tag denselben Nachweis liefert, ist dieser mildere Weg vorzuziehen, weil er ohne Standortdaten auskommt. Besteht ein Betriebsrat, ist jede technische Einrichtung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Rechtsgrundlage, Grenzen und Kriterien für ein sauber eingestelltes System erläutert der Beitrag Zeiterfassung mit GPS und Geofencing; den übergreifenden Datenschutzrahmen der Beitrag zur DSGVO.

Aplano in der Gebäudereinigung: die Fakten

Aplano ist eine deutsche Cloud-Software, die Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System führt; Reinigungsfirmen zählen zu den Branchen, für die der Anbieter die Lösung ausdrücklich anbietet. Für die Objektarbeit relevant: Beschäftigte stempeln per App oder Browser, alternativ an einer Stempeluhr auf einem handelsüblichen Tablet mit PIN, RFID-Chip oder Fingerabdruck; Geofencing prüft den Standort beim Stempeln. Standorte lassen sich im Pro-Tarif unbegrenzt anlegen und getrennt auswerten, Stundenkonten und Pausenregeln laufen aus denselben Buchungen mit, Auswertungen lassen sich exportieren. Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat, der Vertrag ist monatlich kündbar, die Testphase läuft 14 Tage ohne Kreditkarte. Eine Einschränkung: Die Stempeluhr ist eine Tablet-App, kein eigenes Hardware-Terminal. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Details im Testsieger-Bericht; Alternativen zeigt der Systemvergleich, Kostenbeispiele für kleine Reinigungsbetriebe die Seite Kleinbetriebe.

Checkliste für Reinigungsbetriebe

1. Objekte als Standorte anlegen – jede Buchung einem Objekt zuordnen.
2. Wegezeiten als eigene Buchungsart führen, damit Fahrten zwischen Objekten sichtbar und vergütet werden.
3. Sofortmeldung vor dem ersten Einsatz abgeben, auch bei Aushilfen und Probearbeit.
4. Schriftlichen Ausweis-Hinweis bei jeder Einstellung unterschreiben lassen und aufbewahren.
5. Monatlich den Effektivlohn prüfen: gezahlter Lohn geteilt durch erfasste Stunden, getrennt nach Lohngruppe 1 und 6.
6. Minijob-Stunden gegen die 603-Euro-Grenze spiegeln, bevor der Monat endet.
7. Aufzeichnungen zwei Jahre vorhalten und exportierbar halten – auch nach dem Ende eines Objektvertrags.
8. Tarifwechsel zum Jahresende vormerken: Die Verordnung endet am 31. Dezember 2026; neue Stundensätze rechtzeitig im System hinterlegen, sobald sie feststehen.

Wer vom Papier-Stundenzettel umsteigt, findet den Ablauf im Beitrag Stundenzettel digitalisieren; wie ähnlich gelagerte Pflichten im Gastgewerbe umgesetzt werden, zeigt der Branchenleitfaden Gastronomie, für Baustellen die Seite Handwerk & Baustelle.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.